Prozessanalyse

Die Prozessanalyse ist eine Methodik, die Unternehmen hilft, interne Prozesse gründlich zu untersuchen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Die Prozessanalyse hilft dabei, Prozesse zu identifizieren, die effizienter oder effektiver gestaltet werden können. Darüber hinaus dient die Prozessanalyse bei der Überprüfung, ob die Unternehmensprozesse so implementiert sind, dass sie mit den Geschäftszielen übereinstimmen. Die Prozessanalyse ist eine wichtige Teilmenge des Geschäftsprozessmanagements, ein umfassenderes Rahmenwerk, das für die Verwaltung von Prozessen in der Organisation entwickelt wurde. 

Die Prozessanalyse liegt in der Regel im Verantwortungsbereich eines Business-Analysten oder eines Prozessarchitekten. Ein Business-Analyst hilft dabei, Daten rund um einen Prozess in einen Kontext zu setzen und tiefe Einblicke basierend auf Mustern und Trends zu bieten. Ein Prozessarchitekt ist stärker in Prozesse involviert und für die kontinuierliche Analyse und Verbesserung von Geschäftsprozessen verantwortlich. Beides sind Schlüsselprofile, um die Lücke zwischen geschäfts- und prozessorientierter Technologie zu schließen. Die Prozessanalyse erfordert allerdings mehr als nur einen Business-Analysten oder Prozessarchitekten; Sie benötigen auch die Beteiligung des Managements, der IT und aller relevanten Abteilungen, die am Prozess beteiligt sind, um Prozessverbesserungen zu identifizieren und umzusetzen.

Wann sollte eine Prozessanalyse angewendet werden?

Prozesse können veraltet oder ineffizient werden, wenn technologische Änderungen und Vorschriften eingeführt werden. Organisationen sollten ihre Prozesse regelmäßig evaluieren und Schritte zur Prozessverbesserung einleiten. Auf einen Ist-Prozess angewendet, gibt die Prozessanalyse den Prozessverantwortlichen ein klares Verständnis, damit sie ein fundiertes Urteil hinsichtlich einer Anpassung fällen können.

Hier sind einige Fälle, in denen Sie Prozessanalyse verwenden sollten:

• regelmäßige Verzögerungen oder vermehrte Kundenbeschwerden
• Prozessbeteiligte wissen nicht, wie der Prozess durchgeführt werden soll
• vor einer Automatisierung
• Ein Team möchte einen Prozess durch eine neue Version ersetzen

5 Schritte der Prozessanalyse – So führen Sie eine Prozessanalyse durch

Führen Sie diese Schritte aus, um einen Geschäftsprozess zu analysieren.

1. Bestimmen Sie einen Ist-Prozess

Der erste Schritt besteht darin, den zu analysierenden Prozess bzw. die Ist-Prozess zu bestimmen. Der Ist-Prozess fungiert gleichzeitig als Benchmark, an welcher alle vorgenommenen Prozessänderungen messbar werden.

Hier sind Beispiele für Geschäftsprozesse, die Sie analysieren können:

• Onboarding neuer Mitarbeiter
• Handelsgeschäfte
• Audits und Compliance
• Lieferantenmanagement
• Buchhaltungsprozesse
• Terminplanung
• Kundenaufträge
• Rechnungsfreigaben
• Spesengenehmigungen

Idealerweise möchten Sie einen Geschäftsprozess wählen, der regelmäßig durchgeführt wird und sich auf Ihr Endergebnis auswirkt. Legen Sie einen klaren Start- und Endpunkt für den Geschäftsprozess fest, den Sie analysieren möchten.

2. Einholen der wichtigsten Prozessdaten

Der nächste Schritt besteht darin, so viele Informationen wie möglich zu dem von Ihnen ausgewählten Prozess zu sammeln. Identifizieren Sie die am Prozess beteiligten Personen (oder Stakeholder).

Sammeln Sie dann Daten darüber, wie sie den Prozess angehen, einschließlich wann sie es tun, wie oft, welche Tools sie verwenden, welche Schritte sie derzeit ausführen, wie die Prozessdokumentation geführt wird (falls vorhanden) und mehr.

An dieser Stelle ist es hilfreich zu sehen, wie jemand bzw. ein Team den Prozess von Anfang bis Ende durchführt, damit Sie selbst sehen können, wie er abläuft und welche Schritte er umfasst. Gleichzeitig sollten Sie die Prozessbeteiligten bitten Änderungswünsche zu dem Prozess offenzulegen. Dieses Feedback ist besonders wertvoll, wenn Sie beginnen, nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen.

3. Visualisieren des Prozesses

Ein typischer Geschäftsprozess kann aus zahlreichen Schritten bestehen. Den Überblick über die Einzelheiten jedes Schrittes zu behalten ist nicht gerade einfach, insbesondere bei komplexeren Prozessen.

Durch das Erstellen eines Workflows können Sie jeden Schritt in Prozessen visualisieren. Die Visualisierung eines Prozesses von Anfang bis Ende hilft bei der Darstellung und Erfassung der Komplexität. Es gibt Ihnen darüber hinaus ein besseres Verständnis, wofür einzelne Stakeholder verantwortlich sind und welche Schritte sie unternehmen, um eine Aufgabe zu erledigen.

Wenn Sie mit einer anpassbaren Vorlage arbeiten, können Sie den zu analysierenden Geschäftsprozess von Anfang bis Ende schneller und einfacher abbilden.

4. Analyse des Prozesses

Kommen wir nun zu dem Herzstück der Prozessanalyse. Mit einem visualisierten Prozess sollten Sie eine bessere Vorstellung davon haben, was Sie verbessern können. Der Hauptzweck hier besteht darin, Schwachstellen im aktuellen Prozess zu identifizieren und Wege zu finden, diese zu beheben.

Stellen Sie sich bei der Analyse des Prozesses folgende Fragen:

• Wo sind menschliche Fehler wahrscheinlich?
• Wo kommt es häufig zu Verzögerungen?
• Welche Schritte sind am zeitaufwendigsten?
• Können Schritte automatisiert oder sogar eliminiert werden?
• Was sind häufige Beschwerden von Personen, die die Arbeit ausführen?
• Verfügen die Beteiligten über die erforderlichen Ressourcen?

Antworten zu den genannten Fragen finden Sie in der Regel, indem Sie sich Ihr Prozessdiagramm genauer ansehen, das Sie im vorherigen Schritt erstellt haben. Um sicherzustellen, dass Ihnen nichts entgeht, sollten Sie zusätzlich Feedback von den wichtigsten Stakeholdern des Prozesses einholen.

5. Entwickeln Sie einen Soll-Prozess

Bisher ging es darum, einen Ist-Prozess besser zu verstehen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Jetzt ist es an der Zeit, einen „Soll“-Prozess zu entwickeln. Also die Beschreibung und Implementierung Ihres neuen, optimierten Prozesses.

Nehmen wir zum Beispiel an, eines Ihrer Ziele im Einkauf besteht darin, die Einkaufszeit zu verkürzen. Eine Analyse Ihres Prozesses kann ergeben, dass alle Geschäfte unabhängig von ihrem Wert zur Überprüfung an den zuständigen Vorgesetzen gehen.

Dies steht nicht im Einklang mit dem Ziel die Einkaufszeit zu verkürzen. Ein zukünftiger Prozess könnte nun eine neue Regel enthalten, die nur Bestellungen über einen bestimmten Wert zur Überprüfung an den Vorgesetzen sendet. Eine weitere Möglichkeit wäre, dass das zuständige Team im Rahmen eins vorher festgelegten Budgets selbstorganisiert Geschäfte tätigen darf.

Wenn Sie mit der Entwicklung des neuen Prozesses fertig sind, sollten Sie ihn visualisieren und testen, um sicherzustellen, dass alles funktioniert.

Wie schließe ich die Prozessanalyse ab?

Stellen Sie sicher, dass Sie alle Änderungen den beteiligten Stakeholdern mitteilen und den neuen Prozess dokumentieren.

Denken Sie daran, dass die Prozessanalyse kein einmaliges Ereignis ist. Prozesse sollten regelmäßig überprüft werden und kontinuierlich verbessert werden.

Die Durchführung einer Prozessanalyse ermöglicht es Ihnen, verschiedene Vorgänge in Ihrem Unternehmen zu analysieren und zu bewerten. So lassen sich Engpässe in einem Prozess, die kostspielige Verzögerungen verursachen, leichter erkennen.

Wie die Prozessanalyse und -optimierung erfolgreich eingeführt wird, erfahren Sie hier.