Was ist Prozessoptimierung und wie wird sie erfolgreich eingeführt?

Die Grundlagen der Prozessoptimierung

Eine Prozessoptimierung ist für jedes Unternehmen relevant. Um jedoch bestmöglich von der Umstrukturierung der Prozesse zu profitieren, sollten einige Voraussetzungen beziehungsweise Grundlagen der Prozessoptimierung geschaffen werden. Dazu gehört in erster Linie die Definition der unternehmensinternen Prozesse. Diese werden transparent und übersichtlich dargestellt.

Eine erfolgreiche Prozessoptimierung kann erreicht werden, wenn hierarchische Strukturen weitestgehend außer Acht gelassen werden. Zudem sollte das Unternehmen abteilungsübergreifend handeln und die Prozessoptimierung nicht nur in einer einzelnen Abteilung einführen. Hilfreich ist es außerdem, wenn die Denkweise innerhalb des Unternehmens nachhaltig verändert wird. Vor der Prozessoptimierung herrscht oftmals eine Aufbauorganisation. Diese Art der hierarchischen Struktur zeichnet sich dadurch aus, dass die Aufgaben sowie die Kommunikationswege einer starren Struktur folgen. Bei der Prozessoptimierung als Beispiel verändert sich das Unternehmen von einer Aufbauorganisation hin zu einer Ablauforganisation. Eine Ablauforganisation ist eine dynamische Arbeitsweise. Im Vergleich zu der Aufbauorganisation berücksichtigt die Ablauforganisation sowohl die zeitliche als auch räumliche Arbeitsaufteilung.

Wie sieht das Zieldreieck der Prozessoptimierung aus?

Unternehmen versprechen sich von einer Prozessoptimierung viele nachhaltige Vorteile, um sich im Wettbewerb von der Konkurrenz zu differenzieren. Die Ziele, welche verfolgt werden, können im Zieldreieck der Prozessoptimierung zusammengefasst werden. Die Bestandteile des Zieldreiecks der Prozessoptimierung sind die Kostensenkung, die Qualitätssteigerung und die Verkürzung der Durchlaufzeiten. Das erfolgreiche Zusammenspiel dieser drei Faktoren sorgt dafür, dass die gesamte Unternehmensperformance nachhaltig gesteigert werden kann.

• Steigerung der Qualität: Dank der Optimierung sind Prozesse künftig weniger anfällig für Störungen, was wiederum Auswirkungen auf die Qualität des Produktes zeigt. Wirkt sich die Prozessoptimierung als Beispiel auf die Qualität des Endproduktes aus, kann die Kundenbindung weiter gestärkt werden.
• Senkung der Kosten: Optimierte Prozesse führen dazu, dass Ressourcen eingespart und dementsprechend die Kosten gesenkt werden.
• Verkürzung der Durchlaufzeit: Als Durchlaufzeit wird die Zeitspanne bezeichnet, die bei der Produktion eines Gutes gebraucht wird. Dazu zählen auch Wartezeiten oder Transportwege. Bei einer erfolgreichen Prozessoptimierung kann die Durchlaufzeit deutlich gesenkt werden. Um für die Auswirkungen der Prozessoptimierung ein Beispiel zu nennen: Wird der Material- und Informationsfluss eines Unternehmens analysiert, können Schwachstellen entdeckt und eliminiert werden. Dies zeigt wiederum Auswirkungen auf die Durchlaufzeit.

Welche Unterschiede gibt es zwischen der klassischen und der agilen Prozessoptimierung?

Als Agilität wird die Fähigkeit eines Unternehmens beschrieben, schnell auf die sich ständig verändernde Unternehmensumwelt zu reagieren und nicht einem starren Plan zu folgen. Flexibilität, flache Hierarchien und eine transparente Kommunikation sind wichtige Eckpfeiler dieser Unternehmensphilosophie. Auch ein Vorhaben wie die Prozessoptimierung kann entweder agil oder auf eine klassische Weise erfolgen.

Klassische Prozessoptimierung:

• Vor der Prozessoptimierung werden Ziele, Erwartungen sowie ein klar definierter Ablauf festgelegt. Von diesem wird grundsätzlich nicht abgewichen.
• Werden während des Veränderungsprozesses Fehler entdeckt, müssen diese kostenintensivund aufwendig gelöst werden.
• Das Endresultat als auch der Endtermin sind von Beginn an festgelegt.
• Entscheidungen werden top-down und von Einzelpersonen getroffen.
• Es herrscht ein Silo-Denken. Das Unternehmen verliert den Blick auf das große Ganze. Jede Abteilung trägt nacheinander seinen Teil zu der Prozessoptimierung bei, eine Zusammenarbeit findet jedoch nicht statt.
• Auf konstruktives Feedback wird weitestgehend verzichtet. Werden trotzdem Feedback-Schleifen eingebaut, erfolgen die erst am Ende des Prozesses.

Zu den Vorteilen der klassischen Prozessoptimierung gehören die Sicherung von nachhaltigen Wettbewerbsvorteilen, klar definierte und aufgeteilte Abläufe sowie das maßgeschneiderte Prozessmanagement, welches vom Unternehmen vorgelebt wird. Unternehmensberatungen für Prozessoptimierung empfehlen eine klassische Prozessoptimierung, wenn sich die Abläufe bis zum Projektende nicht mehr verändern. Soll für die Prozessoptimierung diese Vorgehensweise gewählt werden, bietet es sich an, wenn sowohl die Kosten als auch die dafür benötigten Zeiten bereits im Vorfeld hinreichend eingeschätzt werden.

Agile Prozessoptimierung:

• Als wichtigster Bestandteil der agilen Prozessoptimierung ist die schnelle Reaktion auf Veränderungen zu nennen, anstatt sich an feste Pläne zu halten.
• Die Entscheidungsfindung basiert auf dem Kollektiv.
• Es werden sowohl klare Ziele als auch Leitlinien formuliert, anhand derer sich die Mitarbeiter während des Prozesses orientieren können.
• Im Vergleich zu der klassischen Variante wird bei der agilen Prozessoptimierung Wert darauf gelegt, so schnell wie möglich eine realisierbare Lösung zu entwickeln. Diese wird Minimum Viable Product genannt und erfüllt lediglich die Grundbedürfnisse. So kann schnell erkannt werden, ob damit die zuvor definierten Ziele und die dahinterstehende Vision erreicht werden können oder ob es einer Weiterentwicklung des MVP bedarf.
• Ferner relevant ist die Durchführung von iterativen Feedback-Schleifen. Diese werden so oft wie möglich eingeholt, um das Minimum Viable Product, also den Prototypen, sofort anpassen zu können. 

Für die Prozessoptimierung eine Vorgehensweise wählen

Bei der Prozessoptimierung eine Vorgehensweise zu wählen, die auf die individuellen Gegebenheiten des Unternehmens angepasst ist, ist essenziell für die erfolgreiche Veränderung. Bevor jedoch für die Prozessoptimierung eine Vorgehensweise gewählt wird, sollten zwei grundlegende Fragen beantwortet werden: Was ist Prozessoptimierung in unserem Unternehmen? Und wird die Prozessoptimierung agil oder klassisch erfolgen? Zudem kann sich ein Unternehmen überlegen, ob es eine Unternehmensberatung für Prozessoptimierung hinzuzieht und wenn ja, in welchen Phasen diese unterstützend agieren sollen. Folgend wird für die Prozessoptimierung eine Vorgehensweise erläutert, die agiler Natur ist.

Die Vorbereitung:

In einem ersten Schritt bereitet sich das Unternehmen auf die Umstrukturierung interner Prozesse vor. Das Unternehmen kann bereits für diesen Schritt eine Unternehmensberatung für Prozessoptimierung hinzuziehen, um den gesamten Prozess von Beginn an zu unterstützen und wertvolle Erfahrungswerte zu teilen. Für die Vorbereitung ist es essenziell, die Mitarbeiter umfassend und transparent über die Prozessoptimierung zu informieren. Dafür wird eine Kommunikationsstrategie entworfen. Dies verhindert eine potenzielle Ablehnungsreaktion durch die Mitarbeiter. Zudem werden die Verantwortlichkeiten für den Optimierungsprozess festgelegt und Rollen verteilt.

Die Prozessanalyse:

Der zweite Schritt in der Prozessoptimierung Vorgehensweise dient dazu, diejenigen Prozesse zu identifizieren, die für eine Optimierung infrage kommen. Im Abschnitt Prozessoptimierung Definition wurde erwähnt, dass sich Prozesse, die möglichst häufig und regelmäßig wiederholt werden, für eine Optimierung eignen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um potenzielle Prozesse zu identifizieren. Beispielsweise kann eine SWOT-Analyse oder eine klassische Prozessanalysedurchgeführt werden, um die Schwachstellen und Optimierungspotenziale zu identifizieren. Um für die Prozessoptimierung ein Beispiel aufzuzeigen, hilft es, die ausgewählten Prozesse grafisch darzustellen. Die Probleme können schnell erkannt werden, indem für jeden Teilschritt Kennzahlen der Bereiche Kosten, Zeit und der involvierten Mitarbeiter erfasst werden. Darauf basierend werden die Problemfelder innerhalb der Prozesse erfasst. Das können zu lange Arbeitszeiten, hohe Kosten oder Fehlerquellen sein. Die identifizierten Probleme werden in einer Zielformulierungaufgelistet.
Eine Prozessanalyse ist zudem erforderlich, um die Wechselwirkungen festzustellen. So kann verhindert werden, dass die Optimierung eines Prozessschrittes negative Auswirkungen auf einen anderen Prozessschritt hat.

Methoden der Prozessoptimierung: Welche ist die richtige?

Eine Methode kann als systematisches Verfahren bezeichnet werden, welches zur Gewinnung von Erkenntnissen führt. Für die Prozessoptimierung eine Methode zu finden, ist keine einfache Entscheidung. Es spielt eine wesentliche Rolle, ob die Methode agil oder klassischer Natur sein soll. Zu den agilen Methoden der Prozessoptimierung gehören Scrum und Kanban. Werden für die Prozessoptimierung Methoden gesucht, die klassischer Natur sind, bieten sich Lean Management und Six Sigma an. Beide Ansätze verfolgen ähnliche Ziele, unterscheiden sich jedoch in der Herangehensweise. Agile Vorgehensweisen fokussieren sich vielmehr auf das Endprodukt, wohingegen sich die klassischen Vorgehensweisen mehr auf den Prozess konzentrieren. Für eine Prozessoptimierung können Methoden gewählt werden, die von der Unternehmensberatung für Prozessoptimierung empfohlen werden. Diese kennen sowohl die Unternehmensstrukturen als auch die Vor- und Nachteile jeglicher Methoden.  

Scrum:

Scrum ist in der Prozessoptimierung eine Methode, die auf wenigen Regeln basiert. Sie bietet vielmehr einen Rahmen, um in einem agilen Team neue Lösungen zu generieren. Dafür werden bei Scrum drei verschiedene Rollen besetzt:

• Product Owner: Für fachliche Kenntnisse ist der Product Owner zuständig. Zudem ist er die Schnittstelle zwischen den Stakeholdern und den Mitarbeitern.
• Scrum-Master: Der Scrum-Master trägt die Verantwortung für den Prozess und agiert als Ansprechpartner. Ferner ist er darauf bedacht, dass das Projektteam die festgelegten Regeln einhält.
• Projektteam: Wird bei der Prozessoptimierung die Methode Scrum angewandt, wird ein Projektteam zwischen fünf und zehn Personen zusammengestellt. Die Organisation der Aufgaben, die während des Prozesses anfallen, erfolgen selbstorganisiert und agil.

Um die einzelnen Arbeitsschritte priorisieren zu können, werden Swimlanes eingesetzt. Die Arbeitsschritte, die am dringendsten zu erledigen sind, stehen ganz oben. Die Arbeitsschritte, die weniger zeitintensiv sind, werden weiter unten platziert.

Als eine der Methoden der Prozessoptimierung eignet sich Kanban sehr gut, um die Prozessschritte zu visualisieren. So kann aufgezeigt werden, welche Teilschritte zu viel Zeit benötigen und wie die Kapazitäten des Unternehmens optimaler gestaltet werden können. Diese Vorgehensweise weist Parallelen mit den Grundlagen der Prozessoptimierung auf.

Als Vorteile von Kanban können die erhöhte Transparenz, eine stetige Verbesserung des Prozesses als auch die einfache Integration in die bestehende Unternehmensstruktur genannt werden. Zudem wird von einem gleichmäßigen Workflow und einer übersichtlichen Darstellung aller zu erledigenden Aufgaben profitiert. Auf der anderen Seite weist Kanban auch einige Nachteile auf. Dazu gehören die fehlende zeitliche Dimension bei der Visualisierung der Arbeitsschritte als auch die Notwendigkeit, die Aufgaben in Teilschritte aufteilen zu müssen.

Kanban bietet sich für Unternehmen an, bei denen die Ziele von Beginn an klar definiert sind und im Nachhinein nicht mehr verändert werden. Zudem lässt es sich einfacher in Unternehmen etablieren, die keine selbstorganisierten Teams pflegen, sondern vielmehr Aufgaben delegieren.

Lean Management:

Das Lean Management ist eine der bekanntesten Methoden der Prozessoptimierung und ist Teil des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. Es wird allerdings vielmehr als eine Unternehmensphilosophie anstatt einer einmaligen Veränderung der Prozesse gesehen. Ziel bei dieser Methode ist es, die Aktivitäten einer Wertschöpfung perfekt aufeinander abzustimmen, um überflüssige Prozessschritte eliminieren zu können. Dazu gehören die Überproduktion, hohe Lagerbestände sowie Warte- und Transportzeiten. Eine möglichst schlanke Organisation wird angestrebt. Wird für die Prozessoptimierung die Methode Lean Management angewandt, werden die Ziele der Kundenorientierung mit einer gleichzeitigen Kostensenkung verfolgt. Dafür werden die herrschenden Prozesse definiert sowie die dazugehörigen Verantwortlichkeiten offen kommuniziert. Dieses Vorhaben kann anhand des PDCA-Zyklus durchgeführt werden.

Six Sigma:

Six Sigma ist bei der Prozessoptimierung die Methode, die den Fokus auf die Verarbeitung von Daten legt. Dabei verfolgt Six Sigma das primäre Ziel, die Qualität in allen Unternehmensbereichen massiv zu steigern, indem die Fehlerquote auf das Minimum reduziert wird. Die Methode folgt nach einer strikten Vorgehensweise, dem DMAIC-Plan, der dem zuvor erläuterten PDCA-Zyklus ähnelt. Dieser verfolgt die Ziele, die bereits im Zieldreieck der Prozessoptimierung erläutert wurden, zusätzlich wird die Kundenzufriedenheit stark in den Vordergrund gerückt.

• Define: In einem ersten Schritt wird definiert, in welchem Bereich das Problem auftaucht.
• Measure: Nach der Problembeschreibung wird erläutert, welche Auswirkungen dies auf die Prozesse haben könnte. Es wird zudem die Frage gestellt, wie die Auswirkungen gemessen werden können.
• Analyze: Schritt drei fokussiert sich auf die Kausalkette, also wo die Ursachen des definierten Problems liegen.
• Improve: Nach der Bestimmung der Ursache wird eine Lösung für das Problem gesucht und entwickelt.
• Control: Der letzte Schritt beschäftigt sich mit der Aufgabe, wie die entwickelte Lösung langfristig in das Unternehmen etabliert werden kann.