Selbstorganisation im Beruf – Bedeutung, Tipps und Methoden
„Das Genie beherrscht das Chaos“ ist ein oft genutztes Zitat im privaten, aber auch im beruflichen Alltag. Immer wieder kommt es vor, dass die (digitalen) Papierberge auf dem Schreibtisch oder Desktop die Überhand gewinnen und uns einen stressigen Alltag bescheren. Hin und wieder ist eine solche Phase auch ganz normal und lässt sich kaum vermeiden. Grundsätzlich sorgt jedoch eine gute Selbstorganisation dafür, dass Sie eben diese Papierberge so gut wie möglich vermeiden und eine professionelle Arbeitsweise an den Tag legen können. Was Selbstorganisation konkret bedeutet, wie man sie erlernen kann und welche Methoden es gibt, erfahren Sie in diesem Artikel.
- Was ist Selbstorganisation überhaupt?
- Warum ist Selbstorganisation im Beruf so wichtig?
- Die fünf Prinzipien der Selbstorganisation
- Selbstorganisation braucht Führung – Was haben Führungskräfte mit der Organisation ihrer Mitarbeiter:innen zu tun?
- Selbstorganisation lernen – diese Methoden gibt es
- Checkliste: 7 Tipps für eine bessere Selbstorganisation
- Fazit: Jede:r kann Selbstorganisation lernen
Was ist Selbstorganisation überhaupt?
Bei der Selbstorganisation geht es darum, in der Bewältigung von Aufgaben strukturiert vorzugehen. Sowohl im privaten als auch im beruflichen Leben ist es sinnvoll, sich zuerst Gedanken zu machen, bevor man eine Aufgabe erledigt. Sie sollten sich der nächsten Schritte bewusst sein und eine Ordnung für die Bearbeitung der Aufgaben entwickeln. So haben Sie etwas, an dem Sie sich während der Bearbeitung orientieren können und können sowohl Vorgesetzten als auch Kund:innen versichern, dass Sie alle Aufgaben gewissenhaft erledigen. Selbstmanagement kann dabei die unterschiedlichsten Formen annehmen. Es gibt zahlreiche Methoden zur Selbstorganisation, auf die wir im weiteren Verlauf noch näher eingehen werden. Die bekannteste Art, sich selbst zu organisieren, ist aber wohl die klassische To-Do-Liste. Punkte, die erledigt werden müssen, werden aufgeschrieben und können nach und nach abgehakt werden.
Warum ist Selbstorganisation im Beruf so wichtig?
Gerade im Beruf ist gute Selbstorganisation ein wichtiger Bestandteil des Alltags. Sind Sie gut organisiert, erleben Sie zahlreiche Vorteile dadurch. Allem voran verbessert sich die Work-Life-Balance bei guter Organisation der Arbeit. Außerdem gibt es viele weitere gute Gründe, Selbstorganisation zu lernen oder zu verbessern:
Sie sparen Zeit
Wer sich selbst und seine Aufgaben gut organisieren kann, spart oft Zeit. Mitarbeiter:innen, die organisiert sind, wissen in der Regel, welche Aufgaben bis wann erledigt und welche Schritte als nächstes abgearbeitet werden müssen. Vielleicht bewundern auch Sie die Kollegin aus dem Projektmanagement, die immer auf dem neusten Stand des Projekts zu sein scheint und jederzeit weiß, welcher Kollege gerade am nächsten Projektschritt arbeitet. In der Regel liegt das einfach daran, dass diese Kollegin sich und ihre Aufgaben strukturiert und jederzeit weiß, wo sie den aktuellen Stand nachschauen kann. Strukturieren Sie Ihre Arbeit, geht es weniger darum, immer über alles Bescheid zu wissen. Es geht mehr darum, jederzeit zu wissen, wo Sie nachschauen können, was als nächstes ansteht. So sparen Sie sich viel Zeit, die Sie sonst mit dem Suchen von Projektplänen oder Mails von Kund:innen verbringen. Außerdem können Sie Arbeitsschritte effektiver planen.
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Es gibt mehrere Prinzipien, an denen sich Selbstorganisation orientieren sollte. So ist es für Arbeitnehmer:innen einfacher, sich selbst zu organisieren und langfristig an diesen Strukturen festzuhalten.
Regelmäßigkeit
Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Für uns ist es hilfreich, uns an Routinen und Regelmäßigkeiten zu orientieren. Strukturen, die wir regelmäßig in unseren Alltag integrieren, können wir beibehalten, während wir Dinge, die wir nur selten tun, schnell wieder schleifen lassen. Genauso verhält es sich auch mit der Selbstorganisation. Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit, Deadlines zu notieren, To-Do-Listen zu schreiben und Ihren beruflichen Alltag zu organisieren. So entsteht eine Routine, die Sie auf Dauer wie selbstverständlich fest in Ihren Alltag integrieren können.
Schriftlichkeit
In der Selbstorganisation gilt: Schreiben Sie alle organisatorischen Punkte auf. Das mag banal klingen, kann aber einen großen Unterschied machen. Sobald Sie etwas aufschreiben, schaffen Sie Platz in Ihrem Kopf. Schließlich müssen Sie sich nicht mehr selbst an die wichtige Deadline erinnern, sobald sie in Ihrem Kalender steht. Notieren Sie sich alle Ihre Aufgaben, können Sie gleichzeitig noch von dem befriedigenden Gefühl profitieren, das sich einstellt, sobald Sie am Ende des Tages alle Aufgaben als erledigt markieren können.
Selbstorganisation braucht Führung – Was haben Führungskräfte mit der Organisation ihrer Mitarbeiter:innen zu tun?
Selbstorganisation ist ein Begriff, der gerade im New Work und im agilen Arbeiten großgeschrieben wird. Agile Arbeit soll für mehr Selbstbestimmung, mehr Flexibilität sorgen und die Möglichkeit bieten, schnell und unbürokratisch auf Veränderungen am Markt zu reagieren. In der Realität sind es aber oft eben diese Teams, die selbstbestimmt arbeiten, die an einem gewissen Punkt überfordert sind. Gleichzeitig wundert das Management sich darüber, dass Mitarbeiter:innen dem Burnout nahestehen und kaum noch Eigeninitiative und Interesse zeigen. Sie haben doch ihre geforderte Eigenverantwortung und können sich selbst strukturieren und organisieren. Hier liegt aber auch direkt das Problem. Oft wird mit Eigenverantwortung gleichgesetzt, dass agile Teams keine Führung mehr benötigen.
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Selbstorganisation und Zeitmanagement hängen eng miteinander zusammen. Dabei geht es zum Beispiel um die Fähigkeit, Aufgaben in zeitliche Abfolgen zu bringen und ihren Aufwand einzuschätzen. Es geht aber auch darum, seinen Tag zeitlich so zu planen, dass alle Aufgaben zeitlich realistisch sind und man sich nicht übernimmt. Es gibt zahlreiche Methoden, mit denen man Selbstorganisation und Zeitmanagement lernen kann. 3 davon möchten wir heute vorstellen:
Pomodoro – Zeiteinteilung bei der Arbeit lernen
Die Pomodoro-Technik wurde in den Achtzigerjahren von Francesco Cirillo entwickelt, der damals in Italien sein Studium absolvierte. Er stellte fest, dass er deutlich effektiver für die anstehenden Prüfungen lernen konnte, wenn er seine Lernzyklen in etwa eine halbe Stunde voller Konzentration und etwa 5 Minuten Pause einteilte. Er ließ sich so nicht mehr so leicht ablenken und war fokussierter bei der Sache. Schließlich stand ja in wenigen Minuten bereits die nächste Pause an und damit die Möglichkeit, kurz abzuschalten. Er entwickelte diesen Grundsatz zur heute sehr bekannten Pomodoro-Technik weiter. Ein Zyklus besteht jetzt aus 25 Minuten konzentrierter Arbeit und 5 Minuten Pause, dabei handelt es sich um einen Pomodoro. Durchgeführt werden 4 Pomodori mit diesen Zeiten, im Anschluss soll eine Pause von 15 – 30 Minuten eingeplant werden.
Getting Things Done – der Grundstein für zahlreiche Produktivitäts-Apps
Diese Methode wird oft mit der Pomodoro-Technik zusammen eingesetzt. Die Grundsätze der Getting Things Done (GTD) Methode kennen mittlerweile die meisten von uns – schließlich arbeiten zahlreiche Teams mit Microsoft Teams, Outlook oder Evernote. All diese praktischen und hilfreichen Tools wurden anhand der GTD-Methode weiterentwickelt. Der Entwickler dieser Methode, der Produktivitätsguru David Allen, begrüßt diese Entwicklungen. Er bietet über seine eigene Website Anleitungen an, anhand derer Unternehmen seine Methode in ihre Apps oder Programme integrieren können. Bekannt wurde die Methode durch sein 2001 erschienenes Buch „Getting Things Done“.
Der Gedanke hinter der GTD-Methode ist, seine Arbeit zu organisieren, Aufgaben schriftlich zu definieren und sie nach einer zuvor festgelegten zu Ordnung sortieren. So kann man nicht nur konzentrierter arbeiten und kreativer denken, sondern kann bestehende Aufgaben auch einfacher abarbeiten. Der wichtigste Punkt dieser Methode ist also das Sammeln, Organisieren und Priorisieren von Aufgaben. Dazu gibt es 5 Schritte, die schließlich dazu führen, dass jeder einzelne To-Do-Punkt in eine für ihn vorgesehene Liste einsortiert und dort abgearbeitet werden kann. Dabei steht es Ihnen frei, die Listen zu definieren – vielleicht erstellen Sie eine Liste für jedes Projekt, eine Liste für jeden Tag oder Listen nach einem ganz anderen System. Dies sind die 5 Schritte der Getting Things Done Methode:
- Erfassen: Im ersten Schritt sammeln Sie alle Aufgaben, die Ihnen gerade einfallen.
- Klären: In diesem Schritt befassen Sie sich genauer mit der Aufgabe. Können Sie sie alleine erledigen? Benötigen Sie Hilfe von Kolleg:innen oder können Sie sie vielleicht delegieren? Planen Sie hier auch, wie lange die Bearbeitung der Aufgabe in etwa dauert und wie die Priorisierung aussieht.
- Organisieren: Konkretisieren Sie die Aufgabe im nächsten Schritt. Welche Arbeitsschritte sind dafür nötig? Notieren Sie sich Anrufe, Meetings und Deadlines in Ihren Kalender und schreiben Sie sich kleine Aufgaben in Ihre To-Do-Listen.
- Reflektieren: Überprüfen Sie Ihre Listen regelmäßig. Gibt es Punkte, die Sie vergessen haben oder die Sie bereits abhaken können? Behalten Sie nach Möglichkeit immer den Überblick.
- Erledigen: Im letzten Schritt können Sie wirklich anfangen, zu arbeiten. Erledigen Sie die anstehenden Aufgaben nach Priorität und halten Sie dabei feste Termine wie Deadlines oder Meetings im Blick.
ALPEN – strukturiertes Zeitmanagement
Die ALPEN-Methode sieht auf den ersten Blick ähnlich aus wie die GTD-Methode. Auch hier geht es darum, Aufgaben zu planen und zu strukturieren. Der Fokus liegt hier jedoch auf der Tagesplanung. Sie sollten also bereits einen guten Überblick über die anstehenden Aufgaben haben, bevor Sie Ihren Tag nach dieser Methode strukturieren. Die ALPEN-Methode hilft Ihnen, den Arbeitstag zu strukturieren und sorgt dafür, dass Sie am Ende des Tages einen Überblick über die Dinge haben, die Sie geschafft haben. Im besten Fall erstellen Sie Ihre Planung bereits kurz vor Feierabend des Vortages oder andernfalls direkt morgens, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Der Begriff ALPEN beschreibt dabei die einzelnen Schritte, die Sie in Ihrer Planung machen sollten:
- Aufgaben aufschreiben:Zuerst notieren Sie sich alle Aufgaben, die an diesem Tag anstehen. Seien Sie dabei so konkret wie möglich und überprüfen Sie Ihren Kalender und Ihre To-Do-Listen, ob Sie wirklich nichts vergessen haben. Je konkreter Sie die Aufgaben notieren, desto mehr Erfolgserlebnisse haben Sie, wenn Sie die einzelnen Punkte abhaken können. Schreiben Sie sich also ruhig auf, dass Sie Ihre Mails beantworten müssen – heben Sie dabei wichtige Mails hervor.
Checkliste: 7 Tipps für eine bessere Selbstorganisation
Ganz unabhängig von Methoden zur Selbstorganisation und zum Zeitmanagement haben wir für Sie 7 Tipps zusammengestellt, mit denen Sie lernen, sich besser zu organisieren und Ihre Zeit auf der Arbeit besser einzuteilen. Wenn Sie genau darauf achten, werden Sie sicher einige Ansätze aus der Pomodoro-Technik, der Getting Things Done Methode und der ALPEN-Methode wiederfinden. Dennoch müssen Sie sich in Ihrem beruflichen Alltag nicht strikt an diese Modelle halten. Was immer für Sie funktioniert, können Sie auch anwenden.
Erstellen Sie To-Do-Listen
Vielleicht haben Sie es im Laufe dieses Artikels gemerkt – ohne To-Do-Listen funktioniert das mit der Selbstorganisation nicht. Zum Glück gibt es mittlerweile zahlreiche Methoden, die praktischen Listen zu erstellen. Ob digital oder klassisch auf dem Papier – schreiben Sie sich auf, was Sie zu tun haben. Wie Sie die einzelnen Punkte strukturieren, ist dabei Ihnen überlassen. Fassen Sie sie in projektbezogenen Listen zusammen, sortieren Sie sie nach Eingangsdatum oder nach Deadline oder sortieren Sie sie nach Zeitaufwand. Probieren Sie unterschiedliche Methoden aus und finden Sie für sich heraus, was am besten funktioniert.
Haken Sie Punkte bewusst ab
Die wichtigste Aufgabe bei To-Do-Listen erledigen Sie ganz zum Schluss: das Abhaken. Denn eine Liste ist nicht nur dafür da, dass Sie Ihre Aufgaben organisieren können, sondern auch dafür, Ihnen einen Überblick zu geben, was Sie geschafft haben. Die meisten Menschen erhalten einen kleinen Motivationsschub, wenn sie sehen, dass sie einen Punkt auf Ihrer To-Do-Liste durchstreichen oder abhaken können. Nehmen Sie sich am Ende Ihres Arbeitstages oder auch nach Abschluss eines Punktes kurz die Zeit, die erledigten Aufgaben abzuhaken und genießen Sie das Gefühl, etwas geschafft zu haben.
Fazit: Jede:r kann Selbstorganisation lernen
Spricht man von Selbstorganisation bei der Arbeit, klingt das aus vielen Mündern nach einer Wissenschaft für sich. Sicher – es gibt zahlreiche Methoden und Beispiele, die wissenschaftlich erarbeitet wurden, an denen man sich orientieren kann. Am Ende des Tages geht es bei der Selbstorganisation aber einfach nur darum, eine Methode zu finden, wie man seine anfallenden Aufgaben am besten organisiert und bewältigt. Außerdem: Gerade bei der Arbeit hat Selbstorganisation auch ihre Grenzen. Nicht immer können Deadlines nur durch ein besseres Zeitmanagement eingehalten werden. Nicht immer können alle Aufgaben durch besseres Selbstmanagement gelöst werden. An dieser Stelle ist auch in Teams, die viel Eigenverantwortung fordern und fördern, das Management gefragt. Es ist wichtig, dass auch eigenverantwortliche Teams wissen, auf welche Ziele sie hinarbeiten und dass sie ernst genommen werden, wenn Ziele in der vorgegebenen Zeit nicht erreicht werden können. So können schließlich alle Mitarbeiter:innen produktiv und ohne unnötigen Druck zusammenarbeiten.
