Selbstorganisation im Beruf – Bedeutung, Tipps und Methoden

Selbstorganisation

„Das Genie beherrscht das Chaos“ ist ein oft genutztes Zitat im privaten, aber auch im beruflichen Alltag. Immer wieder kommt es vor, dass die (digitalen) Papierberge auf dem Schreibtisch oder Desktop die Überhand gewinnen und uns einen stressigen Alltag bescheren. Hin und wieder ist eine solche Phase auch ganz normal und lässt sich kaum vermeiden. Grundsätzlich sorgt jedoch eine gute Selbstorganisation dafür, dass Sie eben diese Papierberge so gut wie möglich vermeiden und eine professionelle Arbeitsweise an den Tag legen können. Was Selbstorganisation konkret bedeutet, wie man sie erlernen kann und welche Methoden es gibt, erfahren Sie in diesem Artikel.

  • Was ist Selbstorganisation überhaupt?
  • Warum ist Selbstorganisation im Beruf so wichtig?
  • Die fünf Prinzipien der Selbstorganisation
  • Selbstorganisation braucht Führung – Was haben Führungskräfte mit der Organisation ihrer Mitarbeiter:innen zu tun?
  • Selbstorganisation lernen – diese Methoden gibt es
  • Checkliste: 7 Tipps für eine bessere Selbstorganisation
  • Fazit: Jede:r kann Selbstorganisation lernen
Selbstorganisation

Was ist Selbstorganisation überhaupt?

Bei der Selbstorganisation geht es darum, in der Bewältigung von Aufgaben strukturiert vorzugehen. Sowohl im privaten als auch im beruflichen Leben ist es sinnvoll, sich zuerst Gedanken zu machen, bevor man eine Aufgabe erledigt. Sie sollten sich der nächsten Schritte bewusst sein und eine Ordnung für die Bearbeitung der Aufgaben entwickeln. So haben Sie etwas, an dem Sie sich während der Bearbeitung orientieren können und können sowohl Vorgesetzten als auch Kund:innen versichern, dass Sie alle Aufgaben gewissenhaft erledigen. Selbstmanagement kann dabei die unterschiedlichsten Formen annehmen. Es gibt zahlreiche Methoden zur Selbstorganisation, auf die wir im weiteren Verlauf noch näher eingehen werden. Die bekannteste Art, sich selbst zu organisieren, ist aber wohl die klassische To-Do-Liste. Punkte, die erledigt werden müssen, werden aufgeschrieben und können nach und nach abgehakt werden.

    Warum ist Selbstorganisation im Beruf so wichtig?

    Gerade im Beruf ist gute Selbstorganisation ein wichtiger Bestandteil des Alltags. Sind Sie gut organisiert, erleben Sie zahlreiche Vorteile dadurch. Allem voran verbessert sich die Work-Life-Balance bei guter Organisation der Arbeit. Außerdem gibt es viele weitere gute Gründe, Selbstorganisation zu lernen oder zu verbessern:

    Sie sparen Zeit

    Wer sich selbst und seine Aufgaben gut organisieren kann, spart oft Zeit. Mitarbeiter:innen, die organisiert sind, wissen in der Regel, welche Aufgaben bis wann erledigt und welche Schritte als nächstes abgearbeitet werden müssen. Vielleicht bewundern auch Sie die Kollegin aus dem Projektmanagement, die immer auf dem neusten Stand des Projekts zu sein scheint und jederzeit weiß, welcher Kollege gerade am nächsten Projektschritt arbeitet. In der Regel liegt das einfach daran, dass diese Kollegin sich und ihre Aufgaben strukturiert und jederzeit weiß, wo sie den aktuellen Stand nachschauen kann. Strukturieren Sie Ihre Arbeit, geht es weniger darum, immer über alles Bescheid zu wissen. Es geht mehr darum, jederzeit zu wissen, wo Sie nachschauen können, was als nächstes ansteht. So sparen Sie sich viel Zeit, die Sie sonst mit dem Suchen von Projektplänen oder Mails von Kund:innen verbringen. Außerdem können Sie Arbeitsschritte effektiver planen.  

    Sie haben weniger Stress

    Wenn wir uns ständig fragen, was Sache ist, fühlen wir uns schnell gestresst. So wie im Privatleben verhält es sich auch bei der Arbeit. Wer nicht weiß, welche Arbeitsschritte im Projekt als nächstes anstehen, ist nicht nur allein durch diese Tatsache gestresst, sondern oft auch durch die Deadlines, die unorganisierte Menschen gerne vergessen. Indem Sie sich selbst organisieren und Ihre Aufgaben jederzeit nachschauen können, können Sie Ihren Alltag entspannter bewältigen.

    Sie erreichen Ihre Ziele

    Selbstorganisation hängt stark mit dem Erreichen von Zielen zusammen. Wer sich die eigenen Aufgaben notiert, organisiert und sie nachhält, arbeitet damit in der Regel auf ein Ziel hin. Das kann der Abschluss des nächsten Kundenprojekts sein, aber auch das Erreichen einer Beförderung durch fachliche Weiterbildung. Selbstorganisation hilft auch dabei, diese Ziele im ersten Schritt überhaupt zu definieren. Um Strukturen zu erarbeiten, sind Sie gezwungen, sich damit zu befassen, was Sie durch diese Aufgaben eigentlich erreichen möchten.

    Sie werden erfolgreicher

    Selbstorganisation legt den Grundstein für eine professionelle Arbeitsweise. Gleichzeitig sorgt eine professionelle Arbeitsweise für mehr beruflichen Erfolg. Wer organisiert ist, Aufgaben strukturiert bearbeitet und sich an Deadlines hält, hat größere Chancen auf Beförderungen und die Anerkennung in Team und von Vorgesetzten. Indem Sie lernen, sich selbst zu strukturieren und zu organisieren, lernen Sie auch, sich selbst zu führen und darauf hinzuarbeiten, Ihre Ziele zu erreichen.

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      Die fünf Prinzipien der Selbstorganisation

      Es gibt mehrere Prinzipien, an denen sich Selbstorganisation orientieren sollte. So ist es für Arbeitnehmer:innen einfacher, sich selbst zu organisieren und langfristig an diesen Strukturen festzuhalten.

      Regelmäßigkeit

      Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Für uns ist es hilfreich, uns an Routinen und Regelmäßigkeiten zu orientieren. Strukturen, die wir regelmäßig in unseren Alltag integrieren, können wir beibehalten, während wir Dinge, die wir nur selten tun, schnell wieder schleifen lassen. Genauso verhält es sich auch mit der Selbstorganisation. Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit, Deadlines zu notieren, To-Do-Listen zu schreiben und Ihren beruflichen Alltag zu organisieren. So entsteht eine Routine, die Sie auf Dauer wie selbstverständlich fest in Ihren Alltag integrieren können.

      Schriftlichkeit

      In der Selbstorganisation gilt: Schreiben Sie alle organisatorischen Punkte auf. Das mag banal klingen, kann aber einen großen Unterschied machen. Sobald Sie etwas aufschreiben, schaffen Sie Platz in Ihrem Kopf. Schließlich müssen Sie sich nicht mehr selbst an die wichtige Deadline erinnern, sobald sie in Ihrem Kalender steht. Notieren Sie sich alle Ihre Aufgaben, können Sie gleichzeitig noch von dem befriedigenden Gefühl profitieren, das sich einstellt, sobald Sie am Ende des Tages alle Aufgaben als erledigt markieren können.

      Einfachheit

      Wenn Sie Selbstorganisation lernen möchten, sollten Sie nicht direkt mit umfassenden Organisationstools starten, deren Startoberfläche Sie schon überfordert. Es gilt das Prinzip der Einfachheit. Zum einen bedeutet das, einfache Strukturen zu erstellen, zum anderen bedeutet es, Aufgaben möglichst einfach zu formulieren. Funktioniert Ihr System mit der Zeit gut, können Sie es natürlich ausweiten und komplexer aufbauen.

      Kontinuität

      Selbstorganisation lässt sich gut mit dem alljährlichen Neujahrsvorsatz vergleichen, mehr Sport zu machen. In den ersten Wochen gehen wir mit voller Motivation an die Sache, aber schon nach kurzer Zeit kommt uns wieder der Alltag dazwischen und wir lassen den Sport doch wieder ausfallen. Auch beim Lernen von Selbstorganisation ist Durchhaltevermögen gefragt. Wie jede Veränderung unserer gewohnten Strukturen ist es auch an dieser Stelle zunächst schwierig, sich regelmäßig Zeit zum Organisieren des Tagesablaufs oder des nächsten Projekts zu nehmen. Bleiben Sie am Ball und halten Sie sich immer die Vorteile vor Augen, die eine organisierte Arbeitsweise mit sich bringt.

      Konzentration

      Sie können noch so gut organisiert sein – Selbstorganisation hilft Ihnen nicht weiter, wenn Sie sich nicht konzentrieren können. Sowohl für die Erstellung Ihrer Planungen als auch für das Bearbeiten der Aufgaben müssen Sie sich konzentrieren. Wichtig ist also, sich einen Raum zu schaffen, in dem konzentriertes Arbeiten ohne größere Ablenkungen möglich ist. Das können Kopfhörer mit entspannender Musik oder eine gewisse Zeit im freien Besprechungsraum sein – was immer Ihnen hilft, sich zu konzentrieren.

      Selbstorganisation

      Selbstorganisation braucht Führung – Was haben Führungskräfte mit der Organisation ihrer Mitarbeiter:innen zu tun?

      Selbstorganisation ist ein Begriff, der gerade im New Work und im agilen Arbeiten großgeschrieben wird. Agile Arbeit soll für mehr Selbstbestimmung, mehr Flexibilität sorgen und die Möglichkeit bieten, schnell und unbürokratisch auf Veränderungen am Markt zu reagieren. In der Realität sind es aber oft eben diese Teams, die selbstbestimmt arbeiten, die an einem gewissen Punkt überfordert sind. Gleichzeitig wundert das Management sich darüber, dass Mitarbeiter:innen dem Burnout nahestehen und kaum noch Eigeninitiative und Interesse zeigen. Sie haben doch ihre geforderte Eigenverantwortung und können sich selbst strukturieren und organisieren. Hier liegt aber auch direkt das Problem. Oft wird mit Eigenverantwortung gleichgesetzt, dass agile Teams keine Führung mehr benötigen.  

      Vielmehr ist jedoch das Gegenteil der Fall. Auch wenn Teams die Möglichkeit haben, ihr Arbeitspensum selbst zu organisieren und jede:r einzelne Mitarbeiter:in die Arbeitsabläufe selbst strukturieren kann, fehlt es oft an einem gemeinsamen Ziel. In der Führung soll es nicht darum gehen, Mitarbeiter:innen vorzugeben, wie sie ihre Arbeit in kleinsten Schritten zu erledigen haben. Es geht vielmehr darum, sie an die Hand zu nehmen, ihnen eine Richtung vorzugeben und in andauerndem Austausch mit ihnen zu stehen. Denn gerade Kommunikation ist ein Schlagwort, das in sämtlichen agilen Arbeitsweisen großgeschrieben wird – damit ist jedoch nicht nur die Kommunikation innerhalb des Teams, sondern auch die zwischen Team und Führungskraft gemeint. Einzelne Mitarbeiter:innen sollten nicht die Gesamtverantwortung für den Erfolg eines Projektes tragen, indem sie sich selbst organisieren können. Vielmehr sollten wichtige Ziele gemeinsam definiert und ihr Fortschritt regelmäßig überprüft werden – lediglich der Weg dahin liegt in der Eigenverantwortung der Teammitglieder.

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      Selbstorganisation lernen – diese Methoden gibt es

      Selbstorganisation und Zeitmanagement hängen eng miteinander zusammen. Dabei geht es zum Beispiel um die Fähigkeit, Aufgaben in zeitliche Abfolgen zu bringen und ihren Aufwand einzuschätzen. Es geht aber auch darum, seinen Tag zeitlich so zu planen, dass alle Aufgaben zeitlich realistisch sind und man sich nicht übernimmt. Es gibt zahlreiche Methoden, mit denen man Selbstorganisation und Zeitmanagement lernen kann. 3 davon möchten wir heute vorstellen:

      Pomodoro – Zeiteinteilung bei der Arbeit lernen

      Die Pomodoro-Technik wurde in den Achtzigerjahren von Francesco Cirillo entwickelt, der damals in Italien sein Studium absolvierte. Er stellte fest, dass er deutlich effektiver für die anstehenden Prüfungen lernen konnte, wenn er seine Lernzyklen in etwa eine halbe Stunde voller Konzentration und etwa 5 Minuten Pause einteilte. Er ließ sich so nicht mehr so leicht ablenken und war fokussierter bei der Sache. Schließlich stand ja in wenigen Minuten bereits die nächste Pause an und damit die Möglichkeit, kurz abzuschalten. Er entwickelte diesen Grundsatz zur heute sehr bekannten Pomodoro-Technik weiter. Ein Zyklus besteht jetzt aus 25 Minuten konzentrierter Arbeit und 5 Minuten Pause, dabei handelt es sich um einen Pomodoro. Durchgeführt werden 4 Pomodori mit diesen Zeiten, im Anschluss soll eine Pause von 15 – 30 Minuten eingeplant werden.

      Diese Methode hilft zahlreichen Menschen in ihrem Alltag dabei, sich besser zu konzentrieren und fokussierter zu arbeiten. Es ist jedoch wichtig, sich voll auf diese Methode einzulassen. In den 25 produktiven Minuten dürfen keine Ablenkungen zugelassen werden – kein Smartphone, keine Mails, kein kurzer Kaffeetratsch mit den Kolleg:innen. Dafür sind die Pausen da. Die strikte Einhaltung dieser Methode ist für viele Arbeitnehmer:innen aus diesem Grund schwierig – Anrufe vom Chef oder den Kolleg:innen lassen sich schließlich nur schwierig ignorieren. Hilfreich ist wiederum, wenn gesamte Teams nach dieser Methode arbeiten – hier kann es allerdings zu Schwierigkeiten kommen, da nicht jede:r mit dieser Methode erfolgreich ist. Grundsätzlich gilt jedoch: Auch, wenn Sie sich nicht zu 100 % auf die Pomodoro-Technik einlassen können – festgelegte Arbeitszyklen, in denen keine Ablenkungen erlaubt sind, sind eine große Hilfe für das eigene Zeitmanagement. Zumindest das Smartphone kann in dieser Zeit tabu sein. Anrufe vom Chef hingegen sollten Sie besser annehmen.

      Getting Things Done – der Grundstein für zahlreiche Produktivitäts-Apps

      Diese Methode wird oft mit der Pomodoro-Technik zusammen eingesetzt. Die Grundsätze der Getting Things Done (GTD) Methode kennen mittlerweile die meisten von uns – schließlich arbeiten zahlreiche Teams mit Microsoft Teams, Outlook oder Evernote. All diese praktischen und hilfreichen Tools wurden anhand der GTD-Methode weiterentwickelt. Der Entwickler dieser Methode, der Produktivitätsguru David Allen, begrüßt diese Entwicklungen. Er bietet über seine eigene Website Anleitungen an, anhand derer Unternehmen seine Methode in ihre Apps oder Programme integrieren können. Bekannt wurde die Methode durch sein 2001 erschienenes Buch „Getting Things Done“.

      Selbstorganisation

      Der Gedanke hinter der GTD-Methode ist, seine Arbeit zu organisieren, Aufgaben schriftlich zu definieren und sie nach einer zuvor festgelegten zu Ordnung sortieren. So kann man nicht nur konzentrierter arbeiten und kreativer denken, sondern kann bestehende Aufgaben auch einfacher abarbeiten. Der wichtigste Punkt dieser Methode ist also das Sammeln, Organisieren und Priorisieren von Aufgaben. Dazu gibt es 5 Schritte, die schließlich dazu führen, dass jeder einzelne To-Do-Punkt in eine für ihn vorgesehene Liste einsortiert und dort abgearbeitet werden kann. Dabei steht es Ihnen frei, die Listen zu definieren – vielleicht erstellen Sie eine Liste für jedes Projekt, eine Liste für jeden Tag oder Listen nach einem ganz anderen System. Dies sind die 5 Schritte der Getting Things Done Methode:

      • Erfassen: Im ersten Schritt sammeln Sie alle Aufgaben, die Ihnen gerade einfallen.
      • Klären: In diesem Schritt befassen Sie sich genauer mit der Aufgabe. Können Sie sie alleine erledigen? Benötigen Sie Hilfe von Kolleg:innen oder können Sie sie vielleicht delegieren? Planen Sie hier auch, wie lange die Bearbeitung der Aufgabe in etwa dauert und wie die Priorisierung aussieht.
      • Organisieren: Konkretisieren Sie die Aufgabe im nächsten Schritt. Welche Arbeitsschritte sind dafür nötig? Notieren Sie sich Anrufe, Meetings und Deadlines in Ihren Kalender und schreiben Sie sich kleine Aufgaben in Ihre To-Do-Listen.
      • Reflektieren: Überprüfen Sie Ihre Listen regelmäßig. Gibt es Punkte, die Sie vergessen haben oder die Sie bereits abhaken können? Behalten Sie nach Möglichkeit immer den Überblick.
      • Erledigen: Im letzten Schritt können Sie wirklich anfangen, zu arbeiten. Erledigen Sie die anstehenden Aufgaben nach Priorität und halten Sie dabei feste Termine wie Deadlines oder Meetings im Blick. 

      ALPEN – strukturiertes Zeitmanagement

      Die ALPEN-Methode sieht auf den ersten Blick ähnlich aus wie die GTD-Methode. Auch hier geht es darum, Aufgaben zu planen und zu strukturieren. Der Fokus liegt hier jedoch auf der Tagesplanung. Sie sollten also bereits einen guten Überblick über die anstehenden Aufgaben haben, bevor Sie Ihren Tag nach dieser Methode strukturieren. Die ALPEN-Methode hilft Ihnen, den Arbeitstag zu strukturieren und sorgt dafür, dass Sie am Ende des Tages einen Überblick über die Dinge haben, die Sie geschafft haben. Im besten Fall erstellen Sie Ihre Planung bereits kurz vor Feierabend des Vortages oder andernfalls direkt morgens, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Der Begriff ALPEN beschreibt dabei die einzelnen Schritte, die Sie in Ihrer Planung machen sollten:

      • Aufgaben aufschreiben:Zuerst notieren Sie sich alle Aufgaben, die an diesem Tag anstehen. Seien Sie dabei so konkret wie möglich und überprüfen Sie Ihren Kalender und Ihre To-Do-Listen, ob Sie wirklich nichts vergessen haben. Je konkreter Sie die Aufgaben notieren, desto mehr Erfolgserlebnisse haben Sie, wenn Sie die einzelnen Punkte abhaken können. Schreiben Sie sich also ruhig auf, dass Sie Ihre Mails beantworten müssen – heben Sie dabei wichtige Mails hervor.
      • Dauer einschätzen:Versuchen Sie im nächsten Schritt, die Länge der Aufgaben so konkret wie möglich einzuschätzen. Den Zeitaufwand können Sie einfach neben den einzelnen To-Do-Punkten notieren – so bleibt die Liste weiterhin übersichtlich. Der Vorteil an diesem Schritt ist nicht nur, dass Sie wissen, welche Aufgaben eher aufwendig und welche schnell erledigt sind. Sie können daran auch erkennen, ob Sie das Pensum, das Sie sich vorgenommen haben, überhaupt abarbeiten können. Bleiben Sie also realistisch.
      • Pufferzeit einplanen:Zeitpuffer sind entscheidend für den Erfolg Ihres Arbeitstages. In kaum einem Unternehmen vergeht auch nur ein Tag, an dem nichts Unerwartetes geschieht. Ob ein spontanes Meeting eingeplant werden muss oder überraschend ein:e Kund:in sich mit umfassenden Rückfragen zu einem Projekt oder Angebot meldet – Unerwartetes gehört zum Alltag. Verplanen Sie deshalb nach Möglichkeit nur 60 % Ihrer Arbeitszeit. Die restlichen 40 % lassen Sie als Puffer frei. Sollte doch einmal nichts unerwartetes passieren, können Sie immer noch weitere Punkte aus Ihrer To-Do-Liste abarbeiten.
      • Entscheidungen treffen:An dieser Stelle kommt der wichtigste Schritt der ALPEN-Methode. Sie müssen entscheiden, welche Aufgaben Sie realistisch an diesem Tag abarbeiten können und welche Sie von Ihrer Liste streichen und an einem anderen Tag bearbeiten müssen. An dieser Stelle gibt es auch die meisten Schwierigkeiten für Arbeitnehmer:innen. Einzuschätzen, welche Aufgaben wirklich wichtig ist, fällt vielen schwer. Mit der Zeit lernen Sie aber auch diese Priorisierung. Notieren Sie sich, was wichtig und unwichtig ist, was dringend und nicht dringend ist. Auf jeden Fall erledigen sollten Sie die dringenden und wichtigen Aufgaben.
      • Nachkontrollieren:Ziehen Sie nach Ihrem Arbeitstag Bilanz, wie erfolgreich Ihr Tag war, ob Sie alle Aufgaben erledigen konnten und ob Sie gut geschätzt haben, wie hoch der Aufwand ist. So können Sie die ALPEN-Methode mit jedem Mal verbessern. Sie lernen, an welchen Punkten Sie sich verschätzt haben und sehen, was Sie beim nächsten Mal besser machen können, aber auch, was sie bereits erfolgreich eingeschätzt, priorisiert und abgearbeitet haben.
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      Checkliste: 7 Tipps für eine bessere Selbstorganisation

      Ganz unabhängig von Methoden zur Selbstorganisation und zum Zeitmanagement haben wir für Sie 7 Tipps zusammengestellt, mit denen Sie lernen, sich besser zu organisieren und Ihre Zeit auf der Arbeit besser einzuteilen. Wenn Sie genau darauf achten, werden Sie sicher einige Ansätze aus der Pomodoro-Technik, der Getting Things Done Methode und der ALPEN-Methode wiederfinden. Dennoch müssen Sie sich in Ihrem beruflichen Alltag nicht strikt an diese Modelle halten. Was immer für Sie funktioniert, können Sie auch anwenden.

      Erstellen Sie To-Do-Listen

      Vielleicht haben Sie es im Laufe dieses Artikels gemerkt – ohne To-Do-Listen funktioniert das mit der Selbstorganisation nicht. Zum Glück gibt es mittlerweile zahlreiche Methoden, die praktischen Listen zu erstellen. Ob digital oder klassisch auf dem Papier – schreiben Sie sich auf, was Sie zu tun haben. Wie Sie die einzelnen Punkte strukturieren, ist dabei Ihnen überlassen. Fassen Sie sie in projektbezogenen Listen zusammen, sortieren Sie sie nach Eingangsdatum oder nach Deadline oder sortieren Sie sie nach Zeitaufwand. Probieren Sie unterschiedliche Methoden aus und finden Sie für sich heraus, was am besten funktioniert.

      Haken Sie Punkte bewusst ab

      Die wichtigste Aufgabe bei To-Do-Listen erledigen Sie ganz zum Schluss: das Abhaken. Denn eine Liste ist nicht nur dafür da, dass Sie Ihre Aufgaben organisieren können, sondern auch dafür, Ihnen einen Überblick zu geben, was Sie geschafft haben. Die meisten Menschen erhalten einen kleinen Motivationsschub, wenn sie sehen, dass sie einen Punkt auf Ihrer To-Do-Liste durchstreichen oder abhaken können. Nehmen Sie sich am Ende Ihres Arbeitstages oder auch nach Abschluss eines Punktes kurz die Zeit, die erledigten Aufgaben abzuhaken und genießen Sie das Gefühl, etwas geschafft zu haben.

      Kombinieren Sie To-Do-Listen und Kalender

      Sie müssen nicht ausschließlich mit Listen arbeiten. Sie können Ihre To-Do-Listen auch mit dem Kalender verknüpfen. So wird der To-Do-Punkt „Meeting mit Caro um 15 Uhr“ direkt zum Termin im Kalender und Sie werden daran erinnert. In vielen Kalendern haben Sie auch die Möglichkeit, einzelne Aufgaben zu einem Termin hinzuzufügen. So erhalten Sie einen besseren Überblick darüber, was in den anstehenden Meetings oder Telefonaten besprochen werden soll.

      Priorisieren Sie Ihre Aufgaben

      Nicht alle Aufgaben, die Sie auf Ihre Liste schreiben, sind gleich wichtig. Bringen Sie sie in eine Reihenfolge oder markieren Sie jeden Punkt mit einer Einordnung in Bezug auf die Priorität. Versuchen Sie immer, die Punkte mit der höchsten Priorität und Dringlichkeit als erstes zu bearbeiten. Punkte, die erledigt werden sollten, aber noch nicht dringend sind, können Sie entweder verschieben oder nach Möglichkeit delegieren. Planen Sie außerdem, wie viel Zeit Sie für die einzelnen To-Do-Punkte benötigen und planen Sie genügend Pufferzeit ein. Andernfalls kann Ihre To-Do-Liste schnell im Chaos versinken.

      Machen Sie Pausen

      Pausen gehören zu jedem produktiven Arbeitstag dazu. Und damit meinen wir nicht nur die Mittagspause zwischen 13 und 14 Uhr. Vielmehr sollten Sie auch während Ihrer produktiven Phasen immer wieder Pausen machen. Wer zu lange krampfhaft versucht, sich zu konzentrieren und mit der Arbeit voranzukommen, bekommt in der Regel nur Kopfschmerzen und wird unkonzentriert. Gönnen Sie sich Pausen an der frischen Luft, trinken Sie einen Kaffee oder quatschen Sie mit der Kollegin über das letzte Wochenende.  

      Erstellen Sie eine Not-To-Do-Liste

      Listen können Sie nicht nur dafür nutzen, Ihre Aufgaben zu planen. Sie können sie auch dazu nutzen, Zeitfresser aufzudecken oder herausfinden, durch welche Ablenkungen Sie unproduktiv werden. Es gibt immer wieder Dinge, die Sie daran hindern, Ihre Aufgaben zu erledigen. Achten Sie aktiv darauf und schreiben Sie sich diese Dinge auf. Checken Sie zu oft Ihr Smartphone? Werden Sie immer wieder durch eingehende Mails oder Anrufe abgelenkt? Erstellen Sie sich so Ihre persönliche Not-To-Do-Liste und achten Sie darauf, diese Dinge bewusster zu tun oder sie einmal außen vor zu lassen. Nicht jede Nachricht im Gruppenchat braucht sofort Ihre Aufmerksamkeit und nicht jede Mail muss sofort beantwortet werden. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Aufgaben.

      Belohnen Sie sich

      Den wichtigsten Tipp möchten wir Ihnen zum Schluss mit an die Hand geben: Belohnen Sie sich nach getaner Arbeit. Halten Sie aktiv nach, was Sie an diesem Tag geschafft haben und überlegen Sie sich eine Belohnung dafür. Ob das der ausgiebige Kaffeekranz mit der besten Freundin, der langersehnte Kinoabend mit dem Partner oder ein heißes Bad mit dem Lieblingsbuch ist – eine Belohnung muss nicht immer etwas Großes sein. Klopfen Sie sich einfach mal selbst auf die Schulter und schätzen Sie Ihre eigene Arbeit wert.

      Selbstorganisation

      Fazit: Jede:r kann Selbstorganisation lernen

      Spricht man von Selbstorganisation bei der Arbeit, klingt das aus vielen Mündern nach einer Wissenschaft für sich. Sicher – es gibt zahlreiche Methoden und Beispiele, die wissenschaftlich erarbeitet wurden, an denen man sich orientieren kann. Am Ende des Tages geht es bei der Selbstorganisation aber einfach nur darum, eine Methode zu finden, wie man seine anfallenden Aufgaben am besten organisiert und bewältigt. Außerdem: Gerade bei der Arbeit hat Selbstorganisation auch ihre Grenzen. Nicht immer können Deadlines nur durch ein besseres Zeitmanagement eingehalten werden. Nicht immer können alle Aufgaben durch besseres Selbstmanagement gelöst werden. An dieser Stelle ist auch in Teams, die viel Eigenverantwortung fordern und fördern, das Management gefragt. Es ist wichtig, dass auch eigenverantwortliche Teams wissen, auf welche Ziele sie hinarbeiten und dass sie ernst genommen werden, wenn Ziele in der vorgegebenen Zeit nicht erreicht werden können. So können schließlich alle Mitarbeiter:innen produktiv und ohne unnötigen Druck zusammenarbeiten.

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