Agiles Projektmanagement – welche Methode wann verwendet werden kann

Das klassische Projektmanagement eignet sich vor allem für Teams, die eine Anleitung und führende Hand benötigen und nicht voll autonom arbeiten können oder möchten. Es eignet sich wiederum nicht für Projekte, die unklare Anforderungen aufweisen.

Ein großer Vorteil dieses Ansatzes ist die hohe Stabilität. Zudem können die anfallenden Kosten sowie die benötigten Ressourcen bereits im Vorfeld definiert werden. Ferner unterstützt ein festgelegter Endtermin die weitere Planung. Das klassische Projektmanagement bietet zudem den Vorteil, dass es mit Techniken und Methoden des agilen Projektmanagements kombiniert werden kann. Als Nachteil weist sich die fehlende Flexibilität aus. Außerdem bedeutet eine unvorhergesehene Änderung einen großen Aufwand, der wiederum zu erheblichen zeitlichen Verzögerungen führen kann. Diese Verzögerungen können nur schlecht kompensiert werden, da nach einem strengen Zeitplan gearbeitet wird und der Endtermin zwingend eingehalten werden muss.

Die Mischung macht's - Hybrides Projektmanagement:

• Das hybride Projektmanagement geht davon aus, dass auch agiles Projektmanagementeinen definierten Rahmen benötigt. Diese Mischform vereint dementsprechend Aspekte von beiden Ansätzen.
• Die Mischform ist gekennzeichnet durch agile Prinzipien und Werte, die in einem festen organisatorischen Rahmen durchgeführt werden.
• Die Ziele ähneln stark denjenigen des agilen Projektmanagements.
• Auf Veränderungen wird effizient und proaktiv reagiert.
• Ziel des hybriden Projektmanagements ist es, die Schwächen beider Ansätze zu überwinden und von den jeweiligen Stärken zu profitieren.

• Daily Standup Meetings: Die Daily Standup Meetings, auch effiziente Statusmeetings genannt, finden täglich im Stehen statt. In weniger als 15 Minuten wird alles Aktuelle kurz und knapp besprochen. Die Teammitglieder schildern kurz ihre derzeitigen Aufgaben und Fortschritt. In dem zwanglosen Rahmen können Hürden adressiert und Hilfe eingefordert werden. Dieses Tool lässt sich gut mit einem Kanban Board kombinieren, um die Aufgaben des agilen Projektmanagements zu visualisieren. Vorteile dieses Tools sind der engmaschige Austausch zwischen den Mitarbeitern und der Führungsebene, die transparente Verteilung der Aufgaben, die effiziente Problemlösung und ein rasches Onboarding. Das Tool eignet sich für allem für Teams, die eng miteinander zusammenarbeiten.
• Work in Progress Limits: Um die Produktivität eines Unternehmens so hoch wie möglich zu wahren, werden Work in Progress Limits (WIP Limits) eingeführt. Diese definieren eine maximale Anzahl an parallel zu bearbeitenden Aufgaben. In Kombination mit dem Kanban Board beispielsweise kann eine maximale Anzahl an Aufgabenzeilen festgelegt werden, die keinesfalls überschritten werden darf.
• Timeboxing: Für bestimmte Aktivitäten oder Aufgaben innerhalb des agilen Projektmanagements werden feste Zeiten definiert. Dies kann beim Daily Standup Meetingdie maximale Dauer von 15 Minuten sein oder die Dauer von zwei Wochen bei einem SCRUM-Sprint. Ziel dieses Tools ist die Minimierung des Zeitverlustes. Es wird dem Unternehmen selbst überlassen, welche Zeitspanne gewählt wird.
• Definition of Done: Beim Definition of Done (DoD) wird klar festgelegt, wann eine Aufgabe als Done bezeichnet werden kann. Das kann beispielsweise anhand einer zuvor angelegten Kriterienliste sein. Um die Aufgabe als Done einstufen zu können, müssen alle Kriterien auf der Liste erfüllt sein.
• Business Value: Die einzelnen Aufgaben werden hinsichtlich ihres Values bewertet. Dies hilft dabei, den Kundennutzen greifbar und messbar zu machen. Zudem lassen sich die Aufgaben besser priorisieren.
• Retrospektive: Am Ende einer Timebox - beispielsweise am letzten Tag der Arbeitswoche - findet eine Retrospektive statt. Diese dauert in der Regel zwischen 60 und 90 Minuten. Während dieser Zeit werden drei Fragen zum aktuellen Projekt besprochen: Was hat gut funktioniert und kann so fortgeführt werden? Was hat nicht gut funktioniert und muss verändert werden? Welche Ziele werden für die nächste Timebox gesetzt?
• User Stories: Mit diesem Tool können Anforderungen beziehungsweise Bedürfnisse aus Sicht des Kunden festgehalten werden. Diese werden in Umgangssprache formuliert, um ein möglichst realistisches Bild zu erhalten, was der Kunde benötigt. Dabei beantwortet eine User Story die Fragen: Wer (Kunde) möchte was (Funktion) und warum (Wert)?

Neben dem Product Owner spielen das Entwicklungsteam sowie der Scrum Master eine essenzielle Rolle. Ersteres setzt die vom Product Owner definierten Produktanforderungen um, während zweiterer das gesamte Team unterstützt.
Die Methode eignet sich für Projekte, die umfangreich sind und eine komplexe Strukturaufweisen. Die wenigen Regeln, die gelten, sind leicht verständlich und schnell einzuführen. Es herrschen kurze Kommunikationswege als auch ein hohes Maß an Flexibilität. Es fehlt allerdings an einem Gesamtüberblick sowie konkreten Handlungsempfehlungen.

• Extreme Programming: Das Extreme Programming ist wohl die radikalste Variante des agilen Projektmanagements und findet primär in der Softwareentwicklung Anwendung. Wie bei der Methode Scrum besteht auch das Extreme Programming aus vielen kurzen, interaktiven Arbeitszyklen. Die Methode ist ebenfalls auf die Anforderungen der Kunden ausgerichtet. Anders als bei Scrum hat Extreme Programming allerdings seine Grenzen. Wenn sich die Anforderungen und Bedürfnisse der Kunden rasch und häufig ändern, ist diese Methode weniger geeignet.
  Die Methode Extreme Programming setzt auf Unternehmenswerte wie die ständige Kommunikation untereinander, die Einfachheit der angestrebten Lösung, das feinstufige Einholen von Feedback, den nötigen Mut sowie ein respektvoller Umgang im Team. Die daraus resultierenden Vorteile sind ein enger Kundenkontakt und eine stabile Software aufgrund ständiger Tests und Anpassungen. Zudem wird die Fehleranfälligkeit minimiert. Nachteile resultieren aus einem hohen Arbeits- und Zeitaufwand, relativ hohen Kosten und der nötigen Selbstdisziplin.

Die Methode Design Thinking ist für jeden geeignet, der auf unkonventionelle Art Ideen und Innovationen generieren möchte. Voraussetzungen für einen erfolgreichen Prozess sind ein diverses Team mit fachübergreifendem Know-how sowie ein Verständnis für kreatives Denken. Vorteile sind ein nutzerzentriertes Vorgehen sowie die Verkürzung langwieriger Prozesse. Als Nachteile können die organisatorischen Rahmenbedingungen und die fehlende Ergebnissicherheit genannt werden.

• Empathy Map: Eine Empathy Map dient als Ausgangspunkt für anstehende Produktentwicklungen. Die Methode wird als dahingehend verwendet, um eine bestimmte Kundengruppe besser zu verstehen. Dafür wird versucht, die Gedanken, die Gefühle und die Wahrnehmung einer Zielgruppe genau zu erfassen. Oftmals wird eine Empathy Map in die Sparten Sehen, Hören, Handeln, Denken & Fühlen sowie Pains & Gains eingeteilt. Bestenfalls wird eine Empathy Map in einer größeren Gruppe erstellt, damit eine breite Einschätzung erfolgen kann. Die einzelnen Begriffe beziehungsweise Assoziationen können mit Post-Its gesammelt und diskutiert werden.
  Anhand der Empathy Map können gezielte Angebote erstellt beziehungsweise das bestehende Angebot optimiert werden. Diese Methode für das agile Projektmanagement hilft, einen emotionalen Eindruck einer Zielgruppe zu erhalten. Im Vergleich zu anderen Methoden gibt es keinen vorgegebenen Ablauf. Die Methode wirkt unterstützend, stellt aber keinen Ersatz für eine Marktrecherche dar.
• MVP's: Bei der Entwicklung eines neuen Produktes spielen MVP's eine essenzielle Rolle. Die Abkürzung steht für Minimum Viable Product und beinhaltet die Mindestanforderungen, die ein neues Produkt aufweisen muss. Es geht nicht darum, ein Produkt über einen längeren Zeitraum vollständig entwickelt zu haben, um es erst anschließend den Kunden beziehungsweise den Stakeholder vorzustellen. Vielmehr werden die Stakeholder von Beginn an in den Prozess eingebunden, um das MVP mehrmals zu testen. Anhand dessen können die Anforderungen des Kunden aufgenommen und umgesetzt werden. Dies spart Zeit und Kosten. Zudem wird die Realisierbarkeit des Produktes schnell geprüft. Ein mögliches Risiko besteht in der endlosen Durchführung von Tests und Entwicklungszyklen. Zudem muss das Verständnis dafür geschaffen werden, dass erst einmal kein fertiges Produkt am Markt vorgestellt wird, sondern lediglich die Grundfunktionen enthalten sind. Es wird dementsprechend eine große Vorstellungskraft seitens des Projektteams, aber auch der Stakeholder erwartet.
• Value Proposition Design: Ähnlich wie die Empathy Map beinhaltet das Value Proposition Design die Bedürfnisse, Ängste und Aufgaben des Kunden. Auf Basis dessen können angepasste Value Propositions, Dienstleistungen sowie Produkte entwickelt werden. Das Value Proposition Design, auch Value Proposition Canvas genannt, umfasst sechs verschiedene Kategorien, die in zwei Gruppen unterteilt werden: Die Value Proposition sowie die Customer Segments. In der Value Proposition spielen die Faktoren Produkte & Services, Pain Relievers und Gain Creators eine Rolle. Ihnen gegenüber stehen die Customer Jobs, die Pains und die Gains der Kunden.
  In einem ersten Schritt wird das Kundensegment ausgefüllt. Darauf basierend kann das Leistungsversprechen formuliert werden. Ziel ist es, dass das erstellte Nutzenversprechen die Bedürfnisse des Kunden erfüllt, das wäre der sogenannte Problem Solution Fit.
  Im besten Fall wird das Value Proposition Canvas auf einem Flipchart aufgezeichnet und mit Post-Its gefüllt. Dies kann gut in einer mittelgroßen Gruppe geschehen. Das Value Proposition Canvas ist leicht und intuitiv verständlich. Die Visualisierung ist am Kunden orientiert und macht Zusammenhänge ersichtlich. Es ist auf der anderen Seite ein vereinfachtes Modell, bei dem nicht alle Aspekte mit einbezogen werden. So fehlen beispielsweise die Aspekte der Konkurrenz, der herrschenden Trends oder der direkten Umwelt.

• Lean Startup: Die Lean Startup Methode ist eine übergreifende Methode des agilen Projektmanagements. Es kommt häufig dann zur Anwendung, wenn ein Unternehmen neu gegründet wird. Ein Startup, welches nach dem Lean Prinzip agiert, ist großer Unsicherheit ausgesetzt. Es hat sich das Ziel gesetzt, etwas Neues zu schaffen. Eine schnelle Produktentwicklung, die nah am Kunden orientiert ist und von Kundenfeedback lebt, ist Kern der Methode. Alternativ kann die Methode Lean Startup auch für die Umsetzung von neuen Geschäftsideen verwendet werden.
  Die Methode basiert auf dem Zyklus Build Measure Learn. In der ersten Phase Build werden Prototypen oder Minimum Viable Products erstellt und an Kunden getestet. Die zweite Phase Measure visualisiert die Erkenntnisse aus den vorangegangenen Tests. In der dritten Phase Learn werden die Erkenntnisse analysiert und Anpassungen am Prototypen vorgenommen. Dieser Zyklus ist wie alle Methoden des agilen Projektmanagements iterativ.
  Vorteile dieser Herangehensweise sind wiederum die starke Orientierung am Kunden und der kontinuierliche Verbesserungsprozess. Allerdings benötigt es ein hohes Maß an Überzeugung und Mut, nach diesem Prinzip zu agieren.