Wie Feedback geben funktioniert – Ein Leitfaden mit Hintergründen, Tipps und Praxisbeispielen

Tipps und Praxisbeispielen

Viele von uns kennen diese Situation sicherlich: Ein langfristiges Projekt oder Teilprojekt ist beim Vorgesetzten eingereicht, bereits intern abgeschlossen und im Nachgang passiert – genau, nichts. Dieses Verhalten ist jedoch ein elementarer Fehler seitens der Führungskräfte. Mitarbeiter:innen haben kaum die Möglichkeit, sich weiterzuentwickeln, wenn Führungskräfte ihnen kein Feedback geben. Ob es sich dabei um Lob, Kritik oder einfach eine sachliche Nachbereitung der Arbeit handelt – richtig Feedback geben gehört klar zum Aufgabengebiet von Führungskräften. Dass es sich dabei auch hin und wieder um unangenehme Gespräche handeln kann, liegt in der Natur der Sache. Umso wichtiger ist es, richtig Feedback zu geben und wichtige Regeln zu beachten. Wir geben in diesem Artikel einen umfassenden Überblick über das Thema und erklären anhand praktischer Beispiele, wie eine offene Feedbackkultur aussehen kann. 

  • Was versteht man überhaupt unter „Feedback geben“?
  • Warum Führungskräfte Mitarbeitern Feedback geben sollten
  • Ein Leitfaden für Fach- und Führungskräfte: Zu welchen Zeitpunkten sollte man Feedback geben?
  • Diese Regeln sollten Sie beachten, wenn Sie Feedback nach Regeln geben
  • Feedback geben Beispielsätze und -situationen
  • Fazit: Feedback geben erfordert Fingerspitzengefühl!
Feedback geben

Was versteht man überhaupt unter „Feedback geben“?

Sprechen wir in der Berufswelt vom Feedback, geht es um eine Rückmeldung zur Arbeit einzelner Mitarbeiter:innen durch Teamkolleg:innen oder Führungskräfte. In vielen Unternehmen wird Feedback mit Regeln inzwischen in regelmäßigen Abständen gegeben, zum Beispiel ein- oder zweimal pro Jahr in den sogenannten Mitarbeitergesprächen. Mitarbeitern Feedback zu geben ist zum beliebten und vor allem sinnvollem Managementinstrument geworden. Dabei soll es darum gehen, Teammitgliedern einen, soweit möglich, objektiven Eindruck von der eigenen Arbeit und dem Verhalten zu geben. So sollen Mitarbeiter:innen Verbesserungspotenzial erkennen und sich beruflich weiterentwickeln. Feedback sollte jedoch nach festen Regeln gegeben werden – falsch kommuniziertes, nicht konstruktives Feedback kann zu Konflikten oder Demotivation führen. Halten Führungskräfte und Kollegin:nen sich jedoch an die Feedbackregeln, kann ebendieses Feedback durch die Regeln sehr wertvoll für jedes Teammitglied und die persönliche und berufliche Weiterentwicklung sein. 

Führungskräfte Mitarbeitern

Warum Führungskräfte Mitarbeitern Feedback geben sollten

„Unsere Teams leisten doch schon so gute Arbeit.“

„Warum Feedback geben? Das machen wir doch sowieso zwischendurch.“

„Feedbackgespräche verschwenden wertvolle Arbeitszeit.“

Diese oder ähnliche Aussagen hört man immer wieder, wenn es darum geht, warum es keine geregelten Feedbackgespräche in einem Unternehmen gibt. Es mag sein, dass die Zusammenarbeit auch so funktioniert. Dennoch geht es beim Feedback geben um mehr als nur das Feedback an sich. Mitarbeiter:innen, die geregelt Feedback geben und erhalten, fühlen sich verstanden, wertgeschätzt und gut aufgehoben bei ihrem Arbeitgeber. Sie fühlen sich sicher in dem, was sie tun und haben klare Ziele vor Augen, wie sie sich verbessern möchten. So kann die Bindung, die sie zu ihrem Arbeitgeber empfinden, deutlich gestärkt werden. Das wiederum sorgt dafür, dass die Fluktuation sinkt und Arbeitnehmer:innen im Allgemeinen motivierter und zufriedener sind. Wie Sie sehen, zieht das Thema eine lange Kette hinter sich her und hat zahlreiche Funktionen. 

Die Funktionen von Feedback im Überblick

  • Sie können das Leistungsniveau definieren und analysieren
  • Sie können Erfolge benennen und analysieren
  • Sie können neue Ziele festlegen und die nötigen Anforderungen definieren
  • Sie können die benötigten Kompetenzen erarbeiten
  • Sie können die Weiterentwicklung jeder:s Mitarbeiters:in erarbeiten
  • Sie können Missverständnisse aus dem Weg räumen und Konflikte lösen
  • Sie können sich über die weitere Zusammenarbeit einigen
  • Sie können Veränderungen im Verhalten anstoßen
  • Sie können Einfluss auf zukünftige Entscheidungen nehmen
  • Sie können dafür sorgen, dass der:die Mitarbeiter:in sich stärker mit Job und Arbeitsumgebung identifiziert

Sie möchten lernen, wie Feedback geben funktioniert?

Kontaktieren Sie mich einfach ganz unverbindlich und ich gebe Ihnen noch heute ein paar Tipps mit auf den Weg.

Ein Leitfaden für Fach- und Führungskräfte: Zu welchen Zeitpunkten sollte man Feedback geben?

Wie Feedback geben zum Beispiel aufgefasst wird und welche Wirkung es beim Gegenüber hat, hängt stark vom Zeitpunkt ab. Wird Feedback zu einem falschen oder unpassenden Zeitpunkt gegeben, kann es schnell auf Ablehnung oder negative Reaktionen stoßen. In vielen Unternehmen werden regelmäßige Feedbackgespräche eingeplant, die einem zuvor definierten Leitfaden folgen, etwa im Rhythmus von einem Jahr oder einigen Monaten. So ist für beide Seiten im Vorhinein klar, dass sie konstruktives Feedback geben können und im Gegenzug konstruktives Feedback erwarten können – sowohl positiv als auch kritisch. Dieser Rhythmus sorgt dafür, dass sowohl Führungskräfte als auch Teammitglieder sich auf das Feedback vorbereiten können und nicht unerwartet damit konfrontiert werden. 

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Diese Regeln sollten

Diese Regeln sollten Sie beachten, wenn Sie Feedback nach Regeln geben

Um Feedback richtig geben zu können, sollten sowohl Fach- als auch Führungskräfte sich an grundlegende Feedbackregeln halten. Diese Leitlinien sorgen dafür, dass Rückmeldungen für alle Seiten konstruktiv erfolgen und darauf keine Probleme auf persönlicher Ebene folgen. Die 6 wichtigsten Feedbackregeln haben wir hier zusammengefasst. 

1. Verschaffen Sie sich einen Überblick

Bevor Sie einem Kollegen, einer Kollegin oder als Führungskraft einem Teammitglied Feedback geben, sollten Sie einen möglichst genauen Überblick über die Situation haben. Nur so können Sie sich sicher sein, dass keine Missverständnisse oder Konflikte aus dem entstehen. Schnell wirken Situationen von außen betrachtet deutlich, obwohl dem Feedbackgebenden nur eine Seite der Medaille bekannt ist. Betrachten Sie also alle Variablen, bevor Sie das Gespräch suchen. Darunter fallen auch etwa externe Einflüsse, die die Arbeit des:der Mitarbeiter:in beeinflusst haben. 

2. Warten Sie den richtigen Zeitpunkt ab

Um Feedback richtig zu geben, ist der Zeitpunkt ausschlaggebend. Ist der:die betroffene Mitarbeiter:in gerade sehr gestresst ist und den Kopf für dieses Thema nicht frei hat, ist es nicht hilfreich, aufzuzwingen, dass Sie der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter Feedback geben möchten. Feedback sollte immer nur gegeben werden, wenn die Bereitschaft des Gegenübers gegeben ist. Im besten Fall wurde Ihnen eine Frage gestellt und Sie können im gleichen Zuge mit der Antwort Feedback richtig geben. Zwar sollte Feedback möglichst zeitnah auf eine positive oder kritische Situation erfolgen, aber nach Möglichkeit in einer geplanten Umgebung. 

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Feedback geben Methoden nach Rosenberg – Gewaltfreie Kommunikation

Lesen Sie hier den Begriff „Gewaltfreie Kommunikation“ wundern Sie sich vielleicht darüber, dass überhaupt thematisiert werden muss, dass im beruflichen Umfeld beim Feedback geben Methoden genutzt werden sollten, die Gewalt grundsätzlich ablehnen. An dieser Stelle können wir Sie beruhigen: Bei Rosenbergs Modell zur gewaltfreien Kommunikation (GfK) geht es keineswegs um die Verhinderung körperlicher Gewalt. Vielmehr geht es darum, wertschätzend zu kommunizieren und mit den eigenen Worten keine Gewalt anzuwenden, etwa in Form von Beleidigungen oder Gefühlsverletzungen des Gegenübers. So können potenzielle Konflikte direkt im Keim erstickt werden. 

Grundsätzlich ist die gewaltfreie Kommunikation in 4 Bereiche aufgeteilt. Diese sollen dafür sorgen, dass Menschen im beruflichen und privaten Umfeld stärker darauf achten, wie sie kommunizieren und das „Wie“ mindestens auf die gleiche Ebene mit dem „Was“ stellen. Der:Diejenige, der:die Feedback gibt, zum Beispiel der:die Vorgesetzte an den:die Mitarbeiter:in, soll demnach darauf achten, die eigenen Empfindungen zu thematisieren, weniger die potenziellen Verfehlungen des:der Gesprächspartner:in. Folgende Schritte sollen dabei beachtet werden: 

1. Beschreiben Sie eine konkrete Situation, zu der Sie Feedback geben möchten.

2. Drücken Sie Ihre Beobachtungen und Empfindungen dabei in Ich-Botschaften aus. 

3. Formulieren Sie den Grund, aus dem Sie diese Empfindungen haben. 

4. Schlagen Sie eine konkrete Handlung zur Verbesserung vor.

Kleiner Tipp: Dieses Modell lässt sich nicht nur in beruflichen Situationen anwenden, in denen Feedback gegeben wird, sondern auch im Privatleben. Konflikte können so allgemein vorgebeugt oder früh gelöst werden. 

Sie möchten Ihren Mitarbeitern Feedback geben?

Lassen Sie uns gerne noch ausführlicher in einem persönlichen Gespräch darüber reden.

Feedbackkultur: Feedback geben im beruflichen Alltag

Bisher haben wir deutlich erklärt, dass es für das Feedback geben Methoden gibt, die sowohl positives Feedback als auch Kritik auf professioneller Ebene halten. Um in einzelnen Teams oder im ganzen Unternehmen eine professionelle Feedbackkultur zu etablieren, müssen jedoch noch einige Punkte beachtet werden. Denn, abgesehen von fest terminierten Gesprächen einmal pro Jahr oder Monat, ist es in einigen Situationen schwierig, Feedbackregeln immer einzuhalten. Oft ist es im Alltag trubelig und geschützte Räume für Gespräche unter vier Augen geraten schnell in Vergessenheit. Deshalb ist es wichtig, in jedem Team ein Bewusstsein zu schaffen, wie Feedback geben an Methoden, die zuvor festgelegt wurden, gebunden werden kann. Um dieses Bewusstsein zu schaffen, gibt es zum Beispiel gesonderte „Feedback geben Übungen“ oder Coachings zum Thema „richtig Feedback geben“. Sinnvoll ist es zudem auch, sich gemeinsam einige Beispiele anzuschauen. Im nächsten Abschnitt „Feedback geben Beispielsätze und -situationen“ haben wir Ihnen potenzielle Szenarios aus unterschiedlichen Bereichen zusammengestellt, damit Sie Feedback geben mit Übungen und Beispielen lernen können. 

Feedback geben Beispielsätze

Feedback geben Beispielsätze und -situationen

Im folgenden finden Sie 10 Situationen, in denen richtiges Feedback gegeben wird, mit dem betreffende Mitarbeiter:innen konstruktiv arbeiten können. So können Teams Feedback geben durch Übungen lernen und sehen, warum Feedback geben so wichtig ist. 

Feedback geben Beispiele innerhalb des Teams

Situation 1: Erfolgreiche Problemlösung der Kollegin

Ihr Kollegin hat in der letzten Woche ein Problem erfolgreich gelöst, das mit einem Kunden entstanden war. Andere Kolleg:innen hatten an dieser Stelle keine kreativen Ideen. Sie möchten der Kollegin nun positives Feedback geben und ihren Erfolg herausstellen. Sprechen Sie Ihre Kollegin direkt an, etwa so: „Frau Hellmann, können wir uns gleich kurz über das abgeschlossene Projekt mit Kunde XY unterhalten?“ Gemeinsam einigen Sie sich auf einen Termin und treffen sich in einer entspannten Atmosphäre. Eine mögliche Formulierung, um Feedback geben mit Beispielsätzen zu beschreiben, ist: „Ich habe gesehen, dass Sie Erfolg in der Konfliktlösung mit unserem Problemkunden hatten. Das würde ich gerne im nächsten Teammeeting positiv hervorheben, damit Sie auch aus der Führungsebene Anerkennung dafür erhalten.“ 

Diese Art von positivem Feedback geben sorgt für ein besseres Klima innerhalb des Teams und zeigt Wertschätzung untereinander. 

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Feedback geben Beispiele: Führungskräfte an Mitarbeiter:innen

Situation 1: Mitarbeiter hat seine Arbeitserfolge gesteigert

Im jährlichen Mitarbeitergespräch soll es um die positiv gesteigerten Arbeitsergebnisse von Herrn Menzer gehen. Gleichzeitig möchten Sie ihn dazu ermutigen, öfter die Initiative zu ergreifen. Da ein jährliches Mitarbeitergespräch in der Regel einige Zeit im Voraus geplant wird, um Feedback nach Regeln zu geben, entfällt hier das Ansprechen des Mitarbeiters. Um die Eigenmotivation von Herrn Menzer zu erfahren, können Sie das Feedback geben mit Beispielsätzen beginnen: „Ihre Ergebnisse im aktuellen Jahr sind deutlich gesteigert gegenüber dem letzten Jahr. Dafür möchte ich mein Lob aussprechen. Wie würden Sie die Situation einschätzen und was sind Ihre Pläne für das kommende Jahr?“ So geben Sie Ihrem Mitarbeiter ein positives Gefühl und können gleichzeitig herausfinden, wie motiviert er ist und ob er sich mit seinen Zielen beschäftigt hat.

Situation 2: Reklamation eines Kunden

Einer Ihrer Kunden hat ein Projekt reklamiert, das Qualitätsmängel aufweist. Sie schauen sich die Reklamation an, können die Qualitätsmängel bestätigen und sehen, dass Herr Adler für den Fehler verantwortlich ist. Sprechen Sie den betreffenden Mitarbeiter in seinem Büro an oder schreiben Sie ihm eine Mail, in der Sie fragen, ob er am Nachmittag Zeit für ein Gespräch hat, in dem es um das Kundenprojekt aus dem letzten Monat gehen soll. So hat Ihr Mitarbeiter Zeit, sich das Projekt noch einmal in Erinnerung zu rufen. Um das Feedback richtig zu geben, können Sie beim Feedback geben mit diesen Beispielsätzen beginnen: „Wir haben gestern eine Reklamation unseres Kunden erhalten und mir ist aufgefallen, dass Sie für die finale Freigabe des Projekts verantwortlich waren. Folgende Probleme sind dabei aufgetreten. Wie, glauben Sie, ist es zu den Fehlern gekommen?“ So hat Ihr Mitarbeiter die Möglichkeit, sich zu erklären und seine Sicht auf die Dinge zu beschreiben. Im Anschluss können Sie gemeinsam eine Lösung erarbeiten. 

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Sie möchten Feedback geben ohne dabei jemanden zu verärgern oder zu verletzen?

Dann setzen Sie sich gleich mit mir in Verbindung und ich erkläre Ihnen, worauf es bei einem Feedbackgespräch ankommt.
Spontanes Feedback geben Beispiele

Spontanes Feedback geben Beispiele

Situation 1: Erfolgreiches Kundenmeeting

Sie hatten gerade ein Meeting mit einem wichtigen Kunden, der positives Feedback zur letzten Entwicklung des Teilprojekts gegeben hat. Ihre Mitarbeiterin Frau Brunner war maßgeblich am Erfolg dieser Entwicklung beteiligt, ist jedoch nicht für die Kundenkommunikation zuständig. An dieser Stelle ist es sinnvoll, wenn Sie als eine der Führungskräfte Feedback geben und ihr für ihre Anstrengungen danken. So steigern Sie die Motivation der Mitarbeiterin und in vielen Fällen auch die Bindung an ihren Arbeitgeber. Formulieren können Sie die Nachricht zum Beispiel so: „Frau Brunner! Ich komme gerade aus dem Meeting mit unserem neuen Großkunden. Das Feedback von Kundenseite war sehr positiv. Deshalb möchte ich Ihnen an dieser Stelle meinen Dank für Ihren Einsatz aussprechen. Machen Sie so weiter!“ Möchten Sie ein solches positives Feedback geben, müssen Sie keinen gesonderten Termin vereinbaren. Es geht schlicht darum, spontan an die Mitarbeiter Feedback zu geben, wenn sie aktuell gute Arbeit leisten. 

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Feedback geben erfordert

Fazit: Feedback geben erfordert Fingerspitzengefühl!

Eines ist Ihnen sicherlich schnell aufgefallen, wenn Sie sich in diesem Artikel die Beispielsätze angeschaut haben: Feedback richtig geben erfordert Fingerspitzengefühl. Ob Sie einem Mitarbeiter Feedback geben oder einer der Führungskräfte , ist dabei unerheblich. Achten Sie unbedingt darauf, Ich-Botschaften zu verwenden, wenn Sie konstruktives Feedback geben und schaffen Sie zuvor den richtigen Rahmen. Warum Sie Feedback geben sollten, ist zum Schluss einfach zu beantworten: Es verbessert das Arbeitsklima und sorgt für konstruktivere Zusammenarbeit. Eine ausgeprägte Feedbackkultur steigert die Motivation der Mitarbeiter deutlich. Wer sich noch unsicher ist, kann Feedback geben mit Übungen lernen.