Veränderungsprozesse erfolgreich gestalten- mit diesen Tipps gelingt es!

Veränderungsprozesse erfolgreich gestalten

Veränderung bedeutet, etwas Altes loszulassen und dem unbekannten Neuen eine Chance zu geben. Eine Veränderung kann in verschiedenen Phasen stattfinden, wobei jeder Veränderungsprozess einzigartig ist und auf die jeweiligen Bedürfnisse und Anforderungen eines Unternehmens gestaltet werden sollte. Verschiedene Modelle zur Bestimmung der Phasen eines Veränderungsprozesses werden nachfolgend vorgestellt und können Hilfestellung sowie eine Orientierungshilfe bieten. Ein anstehender Veränderungsprozess kann bei Mitarbeiter:innen unterschiedliche Emotionen auslösen, auf welche die Führungsebene geschickt zu reagieren wissen muss. Hilfreiche Tipps und Techniken unterstützen die Führungskräfte dabei, ihre Mitarbeiter:innen mit auf die Reise der Veränderung zu nehmen und sie von den positiven Wirkungen zu überzeugen.

  • Veränderungsprozess Definition
  • Die unterschiedlichen Phasen eines Veränderungsprozesses
  • Veränderungsprozesse erfolgreich gestalten: Warum reagieren Mitarbeiter:innen mit Ablehnung?
  • Die Akzeptanz steigern: Welche Einflussfaktoren spielen eine Rolle?
  • Als Führungskraft Veränderungsprozesse begleiten
Veränderungsprozess Definition

Veränderungsprozess Definition

Ein Veränderungsprozess beginnt mit der Erkenntnis, dass bisherige Verhaltensweisen, Arbeitsabläufe und Regeln nicht mehr ausreichend sind und weniger Erfolg für das Unternehmen versprechen. Möglicherweise wird das Unternehmen aufgrund externer Einflüsse oder sich veränderter Marktbedingungen auch zu einer Veränderung gezwungen. Zu einem Veränderungsprozess zählen demnach alle eingeleiteten Maßnahmen, die zur Umsetzung einer neuen Strategie, angepassten Struktur und veränderter Systeme sowie Verhaltensweisen notwendig sind.

Ein Veränderungsprozess stellt sowohl die Führungsebene als auch die betroffenen Mitarbeiter:innen vor große Herausforderungen. Einerseits ist es notwendig, die betrieblichen Anforderungen zu verstehen und die Maßnahmen dahingehend abzuleiten, dass das Unternehmen nachhaltig verbessert werden kann. Auf der anderen Seite stehen die Emotionen und Verhaltensweisen der Mitarbeiter:innen, die oftmals nicht vorhersehbar sind. Auf diese verschiedenen Reaktionen kann sich die Führungsebene oftmals nicht vorbereiten, sondern müssen in der Lage sein, intuitiv zu handelnund aktiv darauf reagieren zu können.

Die unterschiedlichen Phasen eines Veränderungsprozesses

Ein Veränderungsprozess kann in verschiedene Phasen unterteilt werden. Mittlerweile gibt es viele unterschiedliche Ansätze, die eine Einteilung in konkrete Phasen des Veränderungsprozesses vorgenommen haben. Alle erwähnten Ansätze ähneln sich, unterscheiden sich jedoch in ihrer Herangehensweise und im Fokus.

Die Phasen eines Veränderungsprozesses nach John P. Kotter:

Der Harvard Professor John P. Kotter entwickelte eines der bekanntesten Modelle für Veränderungsprozesse. Das Modell ist in acht verschiedene Stufen eingeteilt. Dieses 8-Stufen-Modell beschreibt die kritischen Fehler, die den Erfolg während eines Veränderungsprozesses innerhalb des Unternehmens beeinträchtigen könnten. Zudem weist John P. Kotter darauf hin, wie diese Fehler umgangen beziehungsweise aus dem Weg geschaffen werden können.

  • Phase 1: Ein Gefühl für Dringlichkeit erzeugen:
    In der ersten Phase ist es erforderlich, den Mitarbeiter:innen das Gefühl zu vermitteln, warumeine Veränderung für das Unternehmen notwendig und unabdingbar ist. Anhand der Analyse der Ist-Situation kann die aktuelle Situation des Unternehmens ermittelt werden. Daraus können das Entwicklungspotenzial und potenzielle Handlungsfelder identifiziert werden. Die SWOT-Analyse ist hierfür ein geeignetes Mittel.
  • Phase 2: Ein geeignetes Führungsteam aufbauen:
    In der zweiten Phase wird ein Führungsteam zusammengestellt, welches während des gesamten Veränderungsprozesses für das Projektteam verantwortlich ist. Innerhalb des Führungsteams werden Ziele identifiziert, welche sowohl ein Zugehörigkeitsgefühl als auch das Vertrauen schaffen. Zudem ist es wichtig, bei der Zusammenstellung des Führungsteams nicht nur auf die fachlichen Kompetenzen Wert zu legen, sondern auch auf Kommunikationsfähigkeit und Moderationsfähigkeit.
  • Phase 3: Die übergreifende Vision und die Strategie entwickeln:
    Das zusammengestellte Führungsteam erarbeitet in Phase 3 eine detaillierte und mitreißende Vision. Eine Vision bietet allen Beteiligten Orientierung, fördert die Motivation und erleichtert die Entscheidungsfindung. Daraus abgeleitet wird eine Strategie mit verschiedenen Maßnahmen definiert, um die Vision bestmöglich zu erfüllen.
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Die Phasen eines Veränderungsprozesses nach Kurt Lewin:

Der Veränderungsprozess nach Kurt Lewin kann in drei verschiedene Phasen eingeteilt werden.

Die erste Phase ist die Auftauphase, auch Unfreezing genannt. Hier erfolgt die Analyse der Ausgangssituation und die Vorbereitung auf den anstehenden Veränderungsprozess. In dieser Phase wird die Ist-Situation des betroffenen Unternehmens analysiert und detailliert beschrieben. Diese Informationen werden anschließend benötigt, um die Mitarbeiter:innen von dem Veränderungsprozess zu überzeugen und zu motivieren. Weiter wird sichergestellt, dass für den Veränderungsprozess genügend Unterstützung vorhanden ist. Die Führungsebene sollte als Einheit hinter den Veränderungsprozessen stehen und als Vorbild für die Belegschaft agieren. Ferner werden die Mitarbeiter:innen darauf vorbereitet, dass eine Veränderung innerhalb des Unternehmens ansteht. Mit einer offenen und transparenten Kommunikation wird sichergestellt, dass die Veränderung notwendig und hilfreich für den Erfolg des Unternehmens ist.

Die zweite Phase ist die Veränderungsphase, auch Changing genannt. In dieser Phase erfolgt der eigentliche Veränderungsprozess. Dieser wird den Mitarbeiter:innen anhand Schulungen, Weiterbildungen und Einführungspräsentationen näher gebracht. Werden Mitarbeiter:innen von Beginn an in den Veränderungsprozess einbezogen, können negative Gerüchte im Keim erstickt werden. Zudem schafft der Einbezug der Belegschaft ein Vertrauensgefühl und eine höhere Chance der Akzeptanz.

Die letzte Phase ist die Verfestigungsphase, auch Refreezing genannt. In dieser Phase wird sichergestellt, dass die Veränderung dauerhaft im Unternehmen etabliert wird. Die Gefahr in dieser Phase ist, dass Mitarbeiter:innen in alte Muster verfallen und die veränderten Prozesse nicht vollständig umgesetzt werden. Unterstützungen seitens der Führungsebene in Form von Coachings und Feedbackrunden können dazu beitragen, dass die Veränderungsprozesse langfristig und nachhaltig in das Unternehmen integriert werden.

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Veränderungsprozesse erfolgreich gestalten

Veränderungsprozesse erfolgreich gestalten: Warum reagieren Mitarbeiter:innen mit Ablehnung?

Steht im Unternehmen ein Veränderungsprozess an, reagieren die meisten Mitarbeiter:innen mit Ablehnung oder verfallen sogar in eine temporäre Schockstarre. Diese Reaktion kann verschiedene Hintergründe haben.

  • Zum einen fürchten sich die Mitarbeiter:innen vor einem möglichen Statusverlust. Veränderte Technologien oder verbesserte Arbeitsprozesse können dazu führen, dass gewisse Aufgaben nicht mehr notwendig sind und sich die Mitarbeiter:innen nicht mehr gebraucht fühlen.
  • Veränderungen innerhalb der Unternehmensstruktur können zu einer Anpassung der Arbeitsteams führen. Mitarbeiter:innen, welche jahrelang im selben Team gearbeitet haben, werden Mühe haben, sich in einem neuen Team einzufinden.
  • Geht ein Veränderungsprozess einher mit der Einführung neuer Technologien, werden oftmals die Anforderungen an die Mitarbeiter:innen neu formuliert. Nicht selten wird von den Mitarbeiter:innen mehr erwartet als vor dem Veränderungsprozess. Möglicherweise erhält die Belegschaft sogar einen neuen Vorgesetzten, der andere Erwartungen an die Belegschaft hat. Dies kann dazu führen, dass sich die Mitarbeiter:innen verängstigt oder überfordert mit der neuen Situation fühlen.

Der Widerstand der Mitarbeiter:innen kann zudem in drei verschiedene Kategorien eingeteilt werden. Dies unterstützt die Führungskräfte dabei, die Zweifel und Ängste ihrer Mitarbeiter:innen besser zu verstehen. So können sie nachvollziehen, aus welchen Gründen die Mitarbeiter:innen dieses Verhalten an den Tag legen. Zudem fällt es den Führungskräften so einfacher, Wege zu finden, um den Mitarbeiter:innen die Zweifel zu nehmen und die Ängste in Motivation umzuwandeln.

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Die Akzeptanz steigern: Welche Einflussfaktoren spielen eine Rolle?

In jeder Phase des Veränderungsprozesses durchleben die Mitarbeiter:innen verschiedene Emotionen. Die oberste Priorität für die Führungskräfte ist es, die Akzeptanz gegenüber der anstehenden Veränderung langfristig zu steigern. Hierfür gibt es einige Faktoren, welche einen Einfluss auf die Akzeptanz von Veränderungsprozessen haben.

  • Eine transparente Kommunikation etablieren:
    Die Mitarbeiter:innen sollten von Beginn an in den Veränderungsprozess mit eingebunden werden. Hierzu gehört eine offene, transparente und umfassende Kommunikation und welche Unternehmensbereiche direkt von der Veränderung betroffen sind. Außerdem sollte mitgeteilt werden, in welchem Zeitraum die Veränderung erfolgt und ob sich für gewisse Mitarbeiter:innen die Verantwortungsbereiche ändern. Je mehr die Mitarbeiter:innen in den Veränderungsprozess mit einbezogen werden und über die laufenden Ergebnisse informiert werden, desto höher ist die Chance, dass der Veränderungsprozess angenommen und akzeptiert wird. Werden den Mitarbeiter:innen zusätzlich Anreize gesetzt, von welchen Vorteilen sie dank der Veränderung profitieren können, kann zudem die Motivation gesteigert werden, die Veränderung selbst umzusetzen und voranzutreiben. Eine offene Kommunikationskultur ist nicht nur zu Beginn einer Veränderung notwendig, sondern während des gesamten Prozesses.
  • Einen regelmäßigen Austausch pflegen:
    Der Einbezug aller betroffenen Mitarbeiter:innen von Beginn des Prozesses an ist Voraussetzung. Dazu ergänzend ist es wichtig, dass die Führungskräfte einen regelmäßigen, offenen Austausch zu allen Mitarbeiter:innen pflegen. Dies sollte in einem möglichst ungezwungenen Rahmen erfolgen, beispielsweise bei einer gemeinsamen Kaffeepause oder an einem anderen Ort als dem Büro. Der Austausch kann in Form eines einfachen Zweiergesprächs oder auch in einer größeren Gruppe stattfinden, möglicherweise in Form einer offenen Feedback-Runde. Hierfür können sowohl die Mitarbeiter:innen als auch die Führungskräfte Feedback zu dem aktuellen Stand des Veränderungsprozesses geben. Zudem können Ängste und Zweifel, aber auch Anregungen oder Verbesserungsvorschlägegeäußert werden, ohne mit negativen Konsequenzen rechnen zu müssen. Wenn notwendig, kann eine neutrale Person hinzugezogen werden, um die Gesprächsrunde zu moderieren.
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Als Führungskraft

Als Führungskraft Veränderungsprozesse begleiten

Es gilt einiges zu beachten, wenn ein Veränderungsprozess in einem Unternehmen durchgeführt wird. Gerade eine Führungskraft kann vieles dazu beitragen, dass der Veränderungsprozess erfolgreich und ohne großen Widerstand erfolgen kann. Auf die Probleme, die möglicherweise auftreten können, kann eine Führungskraft folgendermaßen reagieren:

  • Die Mitarbeiter:innen zeigen Sorgen und Ängste, wie sich der Veränderungsprozess auf ihre persönliche Verantwortungsbereiche auswirken kann. Eine Führungskraft kann hier konkrete Aussagen und Antworten zu dem anstehenden Veränderungsprozess formulieren, um die Sorgen der Mitarbeiter:innen aus dem Weg räumen zu können.
  • Mitarbeiter:innen halten gerne an den bestehenden Strukturen und Vorgehensweisen fest. Das Altbekannte hat bisher gut funktioniert und es wird kein Grund gesehen, diese Verhaltensweisen radikal zu ändern. Führungskräfte können ihre Mitarbeiter:innen dazu motivieren, vom Alten loszulassen und dem Neuen eine Chance zu geben, so gesehen das Neue zuzulassen. Dies kann geschehen, indem den Mitarbeiter:innen der uneingeschränkte Zugang zur Vision und zu den internen Zielen, die mit dem Veränderungsprozess verfolgt werden, gewährt wird. Die Mitarbeiter:innen sollten von den Führungskräften überzeugt werden können, aus welchen Gründen eine Veränderung erfolgen muss und welche positiven Folgen dies für das gesamte Unternehmen resultieren können.
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