Geschäftsprozessmanagement

Geschäftsprozessmanagement ist eine organisatorische Disziplin, bei der ein Unternehmen einen Schritt zurücktritt und alle Prozesse ganzheitlich und einzeln betrachtet. Es analysiert den Ist-Zustand und identifiziert Verbesserungspotenziale, um eine effizientere und effektivere Organisation zu schaffen.

Bei dem Geschäftsprozessmanagement geht es im Kern darum, Geschäftsprozesse zu entdecken, zu modellieren, zu analysieren, zu messen, zu verbessern, zu optimieren und zu automatisieren. Jede Kombination von Methoden, die zur Verwaltung der Geschäftsprozesse eines Unternehmens verwendet werden, kann als Geschäftsprozessmanagement verstanden werden.

Prozesse werden als wichtige Vermögenswerte einer Organisation betrachtet. D.h. Prozesse müssen zwingend verstanden, verwaltet und entwickelt werden, um Kunden wertschöpfende Produkte und Dienstleistungen anzukündigen und bereitzustellen. Dieser Ansatz ähnelt stark anderen Methoden des Total Quality Managements oder des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.

Geschäftsprozessmanagement vs Projektmanagement 

Die Hauptunterschiede zwischen dem Prozessmanagement und Projektmanagement sind Wiederholbarkeit und Vorhersehbarkeit. Wenn Struktur und Arbeitsablauf einzigartig sind, handelt es sich um ein Projekt. Im Geschäftsprozessmanagement kann ein Arbeitsablauf von Instanz zu Instanz unterschiedlich sein: Es gibt Bedingungen; Geschäftsregeln usw. Der Schlüssel ist Vorhersehbarkeit: Egal wie viele Weggabelungen wir haben, wir kennen sie alle im Voraus und kennen die Bedingungen für den einen oder anderen Weg. Wenn diese Bedingung erfüllt ist, haben wir es mit einem Prozess zu tun.

Vorteile des Geschäftsprozessmanagements

Wenn sie unorganisiert und unsystematisiert bleiben, können Geschäftsprozesse zu Chaos führen. Auf individueller Ebene sehen die Leute nur einen Teil eines Prozesses, und nur sehr wenige können die vollen Auswirkungen eines Prozesses ausloten und sehen, wo er beginnt und endet, welche Schlüsseldaten benötigt werden und wo potenzielle Engpässe und Ineffizienzen liegen.  Das Geschäftsprozessmanagement ermöglicht genau diesen Blick auf das Geschehen. 

Unorganisierte Prozesse schaden dem Geschäft und können zu einem oder mehreren dieser Szenarien führen:

  • Zeitverschwendung
  • Unverhältnismäßig viele Fehler
  • Unvollständige Daten
  • Demoralisierte Mitarbeiter

Durch die Anwendung von Geschäftsprozessmanagement können Unternehmen ihre Prozesse verbessern und alle Aspekte des Betriebs optimal am Laufen halten.

Regeln für den erfolgreichen Einsatz von Geschäftsprozessmanagement: 

  • Prozesse bilden Wertschöpfungsketten ab und keine Aufgaben
  • Prozesse etablieren und Eigentümerschaft zuweisen, damit die Arbeit und die Verbesserungen nicht einfach wegdriften
  • Standardisierung von Prozessen im gesamten Unternehmen, damit sie leichter verstanden und verwaltet, Fehler reduziert und Risiken gemindert werden können
  • Geschäftsprozessmanagement sollte eine kontinuierliche Bewertung der Prozesse beinhalten und Maßnahmen zur Verbesserung des Gesamtablaufs der Prozesse umfassen. Dies alles führt zu einem kontinuierlichen Zyklus der Bewertung und Verbesserung der Organisation.

Geschäftsprozessmanagement ermöglicht es Leitenden, die verschiedenen Prozesse, die in ihren Organisationen ablaufen, zu verstehen, sie von Anfang bis Ende zu analysieren und kontinuierlich zu verbessern. Diese Aktivität ermöglicht es, End-to-End-Geschäftsprozesse zu optimieren und nicht nur einzelne Aufgaben zu verbessern, wodurch Entscheider einen größeren Einfluss auf die Ergebnisse haben.

Gut ausgeführtes Geschäftsprozessmanagement kann Fehler reduzieren, Zeit sparen und bessere Dienstleistungen und Produkte generieren.

5 Schritte im Geschäftsprozessmanagement 

Geschäftsprozessmanagement besteht aus mehreren Schritten. Einige Geschäftsprozessmanagement-Experten listen fünf Schritte auf (Entwerfen, Modellieren, Ausführen, Überwachen, Optimieren), während andere Experten sechs oder mehr Schritte auflisten und/oder unterschiedliche Namen für diese Schritte verwenden (d.h. analysieren, modellieren, implementieren, überwachen, verwalten, automatisieren).

Trotz der Unterschiede in Anzahl und Namen der Schritte umfassen die Komponenten des Geschäftsprozessmanagement im Allgemeinen: 

  • Entwurf des Geschäftsprozess wie er idealerweise existieren sollte
  • Simulation (Modellierung) des Geschäftsprozesses in verschiedenen Szenarien
  • Implementieren – oder Ausführen – von Verbesserungslösungen, einschließlich Standardisierung und Prozessautomatisierung
  • Überwachen der Verbesserungen
  • weitere Optimierung des Geschäftsprozesses

Geschäftsprozessmanagement und Automatisierung

Während es bei dem Geschäftsprozessmanagement schon immer um Effizienzsteigerung ging, ahnte in seinen früheren Phasen niemand wirklich, welche Möglichkeiten Big Data und technische Automatisierung für die Praxis bringen könnten.

Während einige Geschäftsprozessmanagement als eine veraltete Disziplin betrachten, die auf einer knarrenden Infrastruktur ausgeführt wird, könnten technische Innovationen tatsächlich eine Renaissance des Geschäftsprozessmanagements in Organisationen befeuern.

Geschäftsprozessmanagement kann als Ansatz verstanden werden, der die Prozessautomatisierung nutzt, um betriebliche Silos zu überbrücken und das Kundenerlebnis zu transformieren. Geschäftsprozessmanagement verwendet dabei neue Technologien, darunter robotergesteuerte Prozessautomatisierung, künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, um Prozesslücken zu identifizieren, Front- und Back-End-Operationen zu verbinden und agile Geschäftsanwendungen zu entwickeln.

Geschäftsprozessmanagement und digitale Transformation 

Wie bereits dargestellt, ist das Geschäftsprozessmanagement eine wesentliche strategische Säule, um bestimmte Geschäftsziele zu erreichen. Das Ziel des Geschäftsprozessmanagements ist die Steigerung der betrieblichen Effizienz durch die Einführung einer genaueren Planung und technischen Automatisierung bestehender Geschäftsprozesse. Das Versprechen einer erfolgreichen Geschäftsprozessmanagement-Strategie ist die Fähigkeit, Produkte und Dienstleistungen schneller bereitzustellen. In Zeiten, in denen die Unternehmensunsicherheit und die Komplexität unternehmerischen Handels eher steigt als sinkt, sind saubere, flexible und anpassungsfähige Prozesse ein Schlüsselfaktor für die Wettbewerbs- und Überlebensfähigkeit von Unternehmen.

Von daher kann das Geschäftsprozessmanagement auch als ein ganzheitlicher, strategischer Ansatz für die digitale Transformation verstanden werden, der sich darauf konzentriert, die bestehenden Geschäftsprozesse eines Unternehmens neu zu gestalten, um Effizienz, Produktivität und Transparenz zu steigern. Modernes Geschäftsprozessmanagement hängt folglich auch von der erfolgreichen und kontinuierlichen Integration von Automatisierungstechnologien ab. Ohne sie werden Unternehmen hinter ihren Konkurrenten und Mitbewerbern zurückbleiben.

Tools für das Geschäftsprozessmanagement

Geschäftsprozessmanagement-Software wird häufig von mittleren bis großen Unternehmen verwendet, um die Automatisierung von Geschäftsprozessen durch verschiedene Arten von Workflow-Apps zu unterstützen. Darüber hinaus konzentrieren sich Geschäftsprozessmanagement-Tools eher auf langfristige, kontinuierliche Analysen und Verbesserungen als auf die einmalige Einführung einer bestimmten App oder eines Prozesses. 

Jedes Unternehmen, das über Geschäftsprozessmanagement-Tools nachdenkt, sollte sich auch die verschiedenen Workflow-Management-Software ansehen, die es gibt. Wie Geschäftsprozessmanagement konzentriert sich Workflow-Software auf das Sammeln und Automatisieren von Prozessen und Aufgaben.

Hier finden Sie eine Übersicht der besten Geschäftsprozessmanagement-Tools.

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