Change Management Methoden – klassisch oder agil?
Der Abteilungsleiter eines mittelgroßen Unternehmens steht vor der großen Herausforderung, bestehende Prozesse innerhalb des Unternehmens auf die neuen Anforderungen der Digitalisierung zu verändern. Dafür sollen neue Technologien im Unternehmen eingeführt und etabliert werden. Das ist nur möglich, wenn alle Mitarbeiter seines Teams an einem Strang ziehen. Wie jedes Mal stößt er jedoch auf starken Widerstand und Ablehnung. Seine Mitarbeiter sehen keinen Sinn in der Veränderung der Unternehmensstruktur. Dementsprechend wird die Veränderung nur halbherzig eingeführt. Die Mitarbeiter verfallen schnell wieder in alte Verhaltensmuster. Der versuchte Change Management Prozess kann nicht erfolgreich abgeschlossen werden.
Mit der richtigen Vorgehensweise ist der Abteilungsleiter in der Lage, auch skeptische Mitarbeiter von den Chancen des Change Managements zu überzeugen. Er kann aufzeigen, dass Veränderung langfristig positive Folgen zeigt und das Unternehmen voranbringt. Wie das erreicht werden kann, wird hier aufgezeigt.
- Was ist Change Management?
- Warum ist Change Management heute wichtiger denn je zuvor?
- Voraussetzungen für ein erfolgreiches Change Management schaffen: Kommunikation ist das A und O
- Diese Change Management Erfolgsfaktoren sollten berücksichtigt werden
- Welches Fehlverhalten einen erfolgreichen Change Management Prozess verhindert
- Welche Change Management Modelle eignen sich?
- Diese Instrumente unterstützen beim erfolgreichen Change Management Prozess
Was ist Change Management?
Auslöser für Veränderungen sind der ständig herrschende Kostendruck, soziale Veränderungen wie das gestiegene Bewusstsein für die Umwelt sowie die Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Dies führt dazu, dass sich Unternehmen zu Veränderungen gezwungen sehen. An dieser Stelle greift das Change Management ein. Die Change Management Definition lautet: Das Change Management umfasst alle Strategien, Maßnahmen, Methoden und Werkzeuge, um eine weitreichende Veränderunginnerhalb des Unternehmens zu erzielen. So können die Verhaltensweisen, Arbeitsmuster und -strukturen an die angepassten Gegebenheiten und Marktbedingungen angepasst werden, um nachhaltige Wettbewerbsvorteile zu generieren und die Überlebensfähigkeit des Unternehmens zu sichern. Der Ist-Zustand des Unternehmens wird laufend analysiert, hinterfragt, kontrolliert und – wenn notwendig – mit geeigneten Change Management Maßnahmen an die neuen Anforderungen angepasst.
Warum ist Change Management heute wichtiger denn je zuvor?
Neue Ideen oder anstehende Veränderungen lösen bei den meisten Mitarbeitern im ersten Moment Skepsis oder sogar Panik aus. Mit der bisherigen Strategie ist das Unternehmen doch stets erfolgreich gewesen und die derzeit genutzte Kommunikations-Plattform erfüllt alle Zwecke. Mitarbeiter erkennen oftmals nicht den Nutzen eines Veränderungsprozesses und begegnen diesem mit Ablehnung. Ferner kann eine Veränderung als eine persönliche Bedrohung wahrgenommen werden, wenn die eigenen Fähigkeiten und Verantwortlichkeiten im Veränderungsprozess tangiert werden.
In einer Zeit des fundamentalen Umbruchs und der sich ständig wechselnden Marktanforderungen ist das Bewusstsein für die Relevanz des Change Managements essenziell und erfolgsrelevant. In vielen Unternehmen ist dieses Bewusstsein noch nicht angekommen. Die alten Muster, Denkweisen und Arbeitsstrukturen prägen den Alltag. Es ist allerdings notwendig geworden, dass ein Unternehmen selbstständig in der Lage ist, Veränderungen zu gestalten. Die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung des Change Managements müssen geschaffen werden, um die Überlebensfähigkeit des Unternehmens zu sichern.
Voraussetzungen für ein erfolgreiches Change Management schaffen: Kommunikation ist das A und O
Wie im Eingangsbeispiel erläutert, erfährt eine Führungskraft oft Rückweisung und Ablehnung Veränderungen gegenüber. Ein wesentlicher Faktor, der dazu beiträgt, ist der fehlende Einbezug der Mitarbeiter in den Change Management Prozess. Werden die Mitarbeiter hingegen aktiv und von Beginn an in den Prozess involviert, ist die Wahrscheinlichkeit deutlich höher, dass die Veränderung auch akzeptiert und gelebt wird.
Um dies erreichen zu können, ist es notwendig, folgende Voraussetzungen zu erfüllen:
- Veränderung vorleben: Gerade zu Beginn des Veränderungsprozesses spielt das Verhalten der Führungsebene eine wegweisende Rolle. Es ist notwendig, dass die gesamte Führungsebene hinter der Veränderung steht und diese den Mitarbeitern vorlebt. Nur so kann eine Akzeptanz dafür geschaffen werden. Denn wenn die Führungskräfte nicht überzeugt von dem Change Management Prozess sind, wer dann?
- Richtig kommunizieren: Es reicht nicht nur aus, die Mitarbeiter darüber in Kenntnis zu setzen, dass ein Veränderungsprozess ansteht. Sie vor vollendete Tatsachen zu stellen, stärkt das Abwehrgefühl. Werden Mitarbeiter hingegen von Beginn an in den Prozess involviert und mit eineroffenen und transparenten Kommunikation über den Prozess hinweg begleitet, wird aus Skepsis Motivation.
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Gerne bringen wir Ihnen die Change Management Methoden in einem persönlichen Gespräch noch näher. .Diese Change Management Erfolgsfaktoren sollten berücksichtigt werden
Neben den zu erfüllenden Voraussetzungen gibt es einige Erfolgsfaktoren, die es bei einem Change Management Prozess zu berücksichtigen gilt. Diese erleichtern oftmals die Einführung in das Unternehmen und erhöhen die Akzeptanz.
Klassische Erfolgsfaktoren:
- Die Dringlichkeit für eine Veränderung wird klar und deutlich mittels einer Vision und damit einhergehenden Zielvereinbarungen kommuniziert.
- Betroffene Mitarbeiter werden zu Beteiligten gemacht. Dies bedeutet ebenfalls, die Mitarbeiter von Anfang an in den Prozess zu integrieren.
- Mit skeptischen Mitarbeitern wird das Gespräch gesucht, um die Hintergründe für die Skepsis zu ermitteln.
- Es herrschen klare Rollen, Verantwortlichkeiten und Strukturen.
- Eine Veränderung kann sowohl Top-Down, Bottom-Up sowie im Gegenstromverfahrenerfolgen.
- Um die Mitarbeiter bestmöglich zu erreichen und über die Fortschritte des Change Management Prozesses zu informieren, werden transparente Kommunikationsmaßnahmen oder eine Promotionskampagne durchgeführt.
Agile Erfolgsfaktoren:
- Interdisziplinäre Teams aufbauen: Teams mit verschiedenen Kompetenzen und unterschiedlichen Aufgabengebieten werden zusammen aufgestellt. Es wird rein projekt- und kundenorientiert gearbeitet. Dies fördert den interdisziplinären Austausch und regt die Kreativität an. Zudem kann sichergestellt werden, dass die Bedürfnisse aller Unternehmensbereiche erfüllt werden.
- Fehler zulassen: Fehler werden nicht als negativ angesehen, sondern als Chance, sich zu verbessern. Es ist keine Schande, Fehler zu machen.
- Feedback ist wichtig: Regelmäßige, iterative Feedbackschleifen fördern eine offene Kommunikation. In diesen Meetings tauscht sich das Projektteam über die gewonnen Erkenntnisse und Fortschritte aus. Ferner können Verbesserungsvorschläge und das weitere Vorgehen besprochen werden.
- Bottom-Up-Down Ansatz: Im Vergleich zu klassischen Change Management Methoden baut das agile Change Management auf dem Bottom-Up-Down Ansatz. In einer frühen Phase des Projektes dominiert Bottom-Up. Es werden viele Erfahrungen aus der Führungsebene an die Mitarbeiter weitergegeben. Die Führungskräfte wirken unterstützend. Zu einem späteren Zeitpunkt dominieren dann die Top-Down Ansätze. Das Management entscheidet über die folgenden Schritte und die weitere Fortführung des Change Management Prozesses.
Welches Fehlverhalten einen erfolgreichen Change Management Prozess verhindert
Es gibt eine Reihe an Verhaltensweisen, die während eines Change Management Projektes vermieden werden sollten. Diese richten sich primär an die Ebene der Unternehmensführung.
- Die Unternehmensführung vermittelt keine klare Vision und keine erreichbaren Ziele.
- Herrschender Widerstand der Mitarbeiter wird von der Unternehmensführung als nichtig abgetan und nicht ernst genommen.
- Ein Change Management Modell oder eine Change Management Methode wird nicht verwendet. Es herrscht ein unstrukturiertes Vorgehen.
- In der Top-Management Ebene herrscht kein Wille für Veränderung. Ein Veränderungsprozess wird von der Führungsebene gegenüber den Mitarbeitern nicht vorgelebt.
- Entscheidungen über anstehende Veränderung werden ausschließlich Top-Down getroffen. Die Mitarbeiter haben in keiner Phase des Change Management Prozesses ein Mitspracherecht, noch werden sie in den Prozess mit einbezogen.
- Die getroffenen Entscheidungen verändern lediglich die Oberfläche des Unternehmens, nicht aber die grundlegende Struktur. Der kulturelle Wandel wird als nicht notwendig angesehen.
Welche Change Management Modelle eignen sich?
Ein Change Management Modell bietet Unternehmen einen Handlungsrahmen. Oftmals durchläuft ein Unternehmen während des Change Management Prozesses ähnliche Phasen, die in den Change Management Modellen aufgegriffen werden. Jedoch unterscheidet sich jede der hier vorgestellten Change Management Methoden hinsichtlich der verwendeten Instrumente, der Zeitintensität oder dem Einbezug der Mitarbeiter. Change Management Methoden bieten eine Orientierungshilfe und bieten die Basis für Entscheidungsgrundlagen.
Das 5 Phasen Modell nach Wilfried Krüger
Eine der bekanntesten Change Management Methoden ist das 5 Phasen Modell von Wilfried Krüger. Die hier vorgestellten Phasen, die ein Unternehmen während des Change Management Prozesses durchlebt, finden sich in den meisten der hier erläuterten Change Management Methoden.
Klassische Change Management Phasen:
- Phase 1 – die Initialisierung: In dieser Phase besteht die Aufgabe, die Notwendigkeit für eine Veränderung festzustellen. Das kann anhand durchgeführter Analysen geschehen. In diesem Schritt bietet es sich auch an, Change Management Beratung hinzuzuziehen. Diese können den Prozess von Beginn weg unterstützen und mitgestalten.
- Phase 2 – die Konzeption: Nach der Ersteinschätzung werden ein gesamtheitliches Konzept erstellt sowie Ziele definiert, um darauf basierend Maßnahmen abzuleiten.
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Agile Change Management Phasen
Agiles Change Management legt den Schwerpunkt auf die Mitarbeiterzentrierung und das regelmäßige Einholen von Feedback. Anstelle von einem linearen Prozess verläuft ein agiler Change Management Prozess in einer Schleife und ähnelt stark dem Lean Startup Ansatz oder dem Scrum Ansatz. Im Vergleich zu den klassischen Change Management Phasen verläuft ein agiles Change Management folgendermaßen:
- Phase 1 – Lift-Off Meeting: In regelmäßig durchgeführten Meetings können Anregungen zu Veränderungen geäußert werden. Die Vorschläge können sowohl Top-Down als auch Bottom-Up erfolgen. Es herrscht viel Raum für Spekulationen. Aus einem Vorschlag kann eine Vision entstehen und weiter verfolgt werden. Mögliche Hypothesen können auf Post-Its festgehalten werden. Anschließend werden mögliche Maßnahmen formuliert und entwickelt.
- Phase 2 – Experimente durchführen: Die in Phase 1 ausgewählten Maßnahmen werden in Phase 2 in verschiedene Aufgabenpakete aufgeteilt und umgesetzt. Es wird großen Wert darauf gelegt, dass die Maßnahmen möglichst schnell realisierbar. So können Erfolge rasch gemessen werden. In einem häufigen, regen Austausch werden die Maßnahmen diskutiert, gemessen und allenfalls angepasst.
- Phase 3 – Retrospektive: Wurde eine Maßnahme erfolgreich umgesetzt beziehungsweise im Unternehmen eingeführt, wird der Erfolg gefeiert. Zudem werden Überlegungen angestellt, wie diese Maßnahme in die Breite transportiert werden kann. War die Maßnahme hingegen nicht erfolgreich, werden die Gründe für das Scheitern notiert und Verbesserungsmöglichkeiten evaluiert. Anschließend erfolgt ein neuer Durchlauf.
Die 3 Phasen von Kurt Lewin
Das 3 Phasen Modell von Kurt Lewin ist eine der ältesten Change Management Methoden und ist den klassischen Change Management Methoden zuzuordnen. Die erste Phase, das Unfreezing, beschreibt die Erstellung der Veränderungsbereitschaft. Betroffene Mitarbeiter werden von der Veränderungsnotwendigkeit überzeugt. Eine offene und transparente Kommunikation über die anstehenden Maßnahmen der Veränderung tragen zur Überzeugung bei. Die zweite Phase der Bewegung impliziert den eigentlichen Veränderungsprozess. Die in Phase 1 beschlossenen Maßnahmen werden umgesetzt. In Phase 3, dem Refreezing, kehrt das Unternehmen in den Alltag zurück. Die eingeführten Change Management Maßnahmen werden langfristig im Unternehmen etabliert und der Change Management Prozess gilt als abgeschlossen.
Die 8 Phasen von John Kotter
Eine Weiterentwicklung des 3 Phasen Modells von Kurt Lewin stellt das 8 Phasen Modell von John Kotter dar. Dieses Change Management Modell wird im Vergleich zu Lewins Modell deutlich feiner abgestuft. Diese Change Management Methode weist ebenfalls einen klassischen Charakter auf.
- Phase 1 – das Gefühl der Dringlichkeit vermitteln: Ähnlich wie in Phase 1 des Modells von Krüger wird auch in dieser Phase 1 das Gefühl vermittelt, dass ein Change Management Prozess notwendig ist. Die Führungsebene, aber vor allem die Mitarbeiter müssen in dieser Phase von der anstehenden Veränderung überzeugt werden.
- Phase 2 – die Bildung eines Change Teams: Um die Mitarbeiter stärker zu motivieren, an dem Veränderungsprozess teilzunehmen, wird ein Change Team erstellt. Wichtig hierbei ist es, dass das Team alle erforderlichen Kompetenzen vertritt, um den Change Management Prozess erfolgreich durchführen zu können.
- Phase 3 – die Ziele entwickeln: Das Change Team entwickelt sowohl eine übergeordnete Vision, Ziele sowie geeignete Strategien und Change Management Maßnahmen, um die Ziele erreichen zu können.
- Phase 4 – die Strategie kommunizieren: Im Anschluss wird das Strategiekonzept nach außen hin kommuniziert. Ziel hierbei ist es, ein möglichst breites Verständnis und Akzeptanz für die anstehenden Veränderungen zu generieren. Wenn die Mitarbeiter verstehen, was die Veränderung beinhaltet und aus welchen Gründen sie notwendig ist, ist die Wahrscheinlichkeit der Akzeptanz höher.
- Phase 5 – Handlungsfreiheit erzeugen: In Phase 5 wird versucht, so viele Hindernisse wie möglich aus dem Weg zu räumen, die die Realisierung des Change Management Prozesses behindern könnten. Dazu gehört auch der Widerstand der Mitarbeiter. Workshops oder auch Weiterbildungen können dazu beitragen, den Widerstand in Motivation umzuwandeln.
Die lernende Organisation
Verglichen mit den bisherigen Change Management Methoden unterscheidet sich die lernende Organisation stark von den anderen. Diese Methode wird den agilen Change Management Methoden zugeordnet. Bei dieser Methode gibt es keinen vorgegebenen Ablauf, es ist vielmehr eine Art der Unternehmensphilosophie. Bei der lernenden Organisation steht das Lernen im Team stark im Vordergrund. Anstelle von einmaligen, kurzfristigen Change Management Prozesses setzt die lernende Organisation den Fokus auf einen kontinuierlichen Entwicklungsprozess, um sich laufend zu verbessern. Das Ziel besteht darin, einen dauerhaften Lernprozess zu etablieren. So fällt es dem Unternehmen deutlich leichter, sich den sich ändernden Umweltbedingungen anzupassen. Dieses Ziel wird erreicht, indem mit Aus- und Weiterbildungen die Fähigkeiten der Mitarbeiter weiterentwickelt und die Eigeninitiative gestärkt wird. Dabei herrscht ein ausgeglichenes Spannungsfeld zwischen Autonomie und Autorität. Vorteile dieser Vorgehensweise sind die große Flexibilität, eine schnellere Reaktion auf Veränderungen und die Chance, aktiv Innovationen einzuführen. Außerdem wird der Teamzusammenhalt gestärkt. Es ist allerdings nicht für Unternehmen geeignet, die einen klaren, strukturierten Plan für ihren Change Management Prozess benötigen.
Kaizen als Unternehmensphilosophie
Ähnlich wie die lernende Organisation ist das Change Management Modell Kaizen eine Art der Unternehmensphilosophie und ist dem agilen Change Management zuzuordnen. Der Ansatz des kontinuierlichen Change Managements hat zum Ziel, die Unternehmensprozesse stetig zu verbessern. Die bisher vorgestellten Change Management Methoden basieren auf abrupten und umfangreichen Veränderungen. Im Vergleich dazu verfolgt Kaizen schrittweise und inkrementelleVeränderungen. Es wird zudem viel Wert auf die Weiterbildung der Mitarbeiter gelegt.
Welches Change Management Modell ist das richtige?
Die klassischen Change Management Methoden geben einen Orientierungsrahmen und unterstützen Unternehmen beim Vorhaben des Change Management Prozesses. Allerdings ist es äußerst selten, dass ein Change Management Prozess linear und ohne Abweichungen verläuft. Zudem weisen die klassischen Change Management Methoden oftmals einen eindimensionalen Charakter auf. Ein Unternehmen, seine Struktur und Kultur ist allerdings alles andere als eindimensional. Während eines Veränderungsprozesses werden Fehler und Rückschritte gemacht. Aus diesen Fehlern wiederum können neue Erkenntnisse gewonnen werden, um diese anschließend in Vorteile umzuwandeln. Ferner lässt sich die Umwelt nicht zu 100 Prozent vorhersagen. Diese Faktoren werden in den vorgestellten klassischen Change Management Methoden nicht berücksichtigt.
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In den unterschiedlichen Change Management Phasen können verschiedene Instrumente beziehungsweise Werkzeuge hinzugezogen werden. Um einen möglichen Widerstand über alle Phasen hinweg zu minimieren oder bestenfalls zu eliminieren, bieten sich verschiedene Tools an. Dazu gehören:
- Coaching: Coaches begleiten in Einzel- oder Gruppencoachings die Mitarbeiter als auch Mitglieder der Führungsebene durch den gesamten Change Management Prozess. Es werden Gespräche geführt, Kompetenzen eingeschätzt und Hilfe angeboten. Im Beisein einer neutralen Person fällt es Mitarbeitern oft einfacher, offen zu kommunizieren und Probleme zu diskutieren.
- Anreizsysteme schaffen: Um die Motivation der Mitarbeiter zu steigern, können Anreiz- oder Belohnungssysteme etabliert werden. Bei Erreichen eines Meilensteins oder der erfolgreichen Einführung eines Change Management Prozesses erhalten die betroffenen Mitarbeiter beispielsweise einen Bonus. Diese Maßnahme sollte allerdings nicht zu einem Dauerzustand werden. Ansonsten besteht die Gefahr, dass die Mitarbeiter eine Veränderung nur noch dann akzeptieren, wenn sie im Gegenzug eine Belohnung erhalten.
- Konfliktmanagement: Während eines Change Management Prozesses können Konflikte oder Spannungen entstehen. Das Konfliktmanagement sorgt dafür, dass diese Konflikte sachlich behandelt und aus dem Weg geschaffen werden, ohne dass die Situation eskaliert. Ähnlich wie beim Coaching bietet es sich hier an, eine neutrale Person für das Konfliktmanagement zu beauftragen.
- Maßnahmen zum Teambuilding: Gemeinsame Aktivitäten, die außerhalb des Büros stattfinden, stärken den Zusammenhalt des Teams und fördern die Kommunikation. Entstandene Spannungen können hier ebenfalls gelöst werden.
In der Phase der Initialisierung bieten sich Werkzeuge wie die Dokumentenanalyse, eine Konkurrenzanalyse, eine Marktbewertung oder eine Selbstbewertung an. Diese Change Management Werkzeuge helfen bei der Diagnose der Fehler und Probleme im Unternehmen. Zudem können für die genauere Bewertung der Prozessstruktur Analysen wie die Organisationsanalyse, Prozessanalyse oder Arbeitsanalyse durchgeführt werden.
In der Konzeptionsphase tauchen Fragestellungen wie „Was ist unser Ziel?“ oder „Wie können wir die Ziele erreichen?“ auf. Hierfür eignen sich Kreativitätstechniken, ein starkes Kommunikationsmanagement, Konzepterstellung, festgelegte Zeitrahmen sowie die Budgeterstellung. Aber auch die Balanced Scorecard kann in dieser Phase ihren Einsatz finden. Dieses Werkzeug vereint verschiedene Dimensionen eines Unternehmens und erlaubt es, die Unternehmensaktivitäten zu messen und zu dokumentieren. Anhand der Ergebnisse können Ziele formuliert und Maßnahmen festgelegt werden.
Um die Mitarbeiter anschließend über die vereinbarten Ziele zu informieren und davon zu überzeugen, bieten sich Events an. Veranstaltungen können genutzt werden, um einer breiten Masse offen und transparent zu kommunizieren, in welche Richtung sich das Unternehmen entwickeln wird.
Die durchgeführten Maßnahmen werden in einer abschließenden Kontrollphase überprüft. Hierfür können Instrumente wie Mitarbeiterbefragungen, Feedbackrunden, aber auch Bewertungskataloge und klassisches Qualitätsmanagement verwendet werden. Außerdem gibt es ein Change-Controlling. Dieses überprüft laufend, ob die vereinbarten Ziele und Maßnahmen eingehalten werden und erfolgreich sind.
